6 Vorlagen für Fristenpläne und Nachweislisten in Ausschreibungen

Das Wichtigste auf einen Blick

Sechs benannte VorlagenFristenplan Los (V-01), Eignungsnachweise Los (V-02), Dokumenten- und Versionsregister (V-03), Formalprüfblatt Angebot (V-04), Vertretungs- und Vollmachtsblatt (V-05), Abgabe- und Empfangsprotokoll (V-06).
Jede Vorlage führt Kürzel, Eigentümer, Datum und Versionsstand.
Muster stammen aus Vergabeunterlagen, amtlichen Vergabedaten und abgeschlossenen eigenen Verfahren.
Fristen folgen der Vergabeverordnung und werden je Los übertragen.
Seit der elektronischen Vergabe zählen Zeitstempel und Versionsstände zum Nachweis.

Sechs benannte Vorlagen mit Pflichtfeldern

Sechs benannte Vorlagen

Vorlage	Zweck	Pflichtfelder	Herkunft des Musters
V-01 Fristenplan Los	Termine eines Loses steuern	Los, Bekanntmachungstag, Fristende, Uhrzeit, Bindefrist, Verantwortliche	Bekanntmachung und Vergabeunterlagen der Vergabestelle
V-02 Eignungsnachweise Los	Eignungsnachweise sammeln	Nachweisart, Form, Aussteller, Gültigkeit, Abgabetag, Ablageort	Eignungskriterien nach § 122 GWB in den Vergabeunterlagen
V-03 Dokumenten- und Versionsregister	Fassungen und Ablage verfolgen	Dokument-ID, Version, Datum, Ersteller, Ablageort, Freigabe	eigene Ablageordnung, ergänzt aus abgeschlossenen Verfahren
V-04 Formalprüfblatt Angebot	Vollständigkeit vor der Abgabe prüfen	Kriterium, Formvorgabe, Maßstab, Ergebnis, Prüfer, Datum	Bewertungsmatrix der Vergabestelle
V-05 Vertretungs- und Vollmachtsblatt	Zuständigkeit bei Ausfall klären	Vollmacht, Person, Zeitraum, Zeichnungsrecht, Kontakt	eigene Vollmachtsregelung der Geschäftsleitung
V-06 Abgabe- und Empfangsprotokoll	Abgabe belegen	Zeitstempel, Plattform, Los, Dateiname, Bestätigung, Screenshot	Bestätigungsseite der Vergabeplattform

V-01 führt mindestens Los, Bekanntmachungstag, Fristende samt Uhrzeit und Bindefrist. V-02 ordnet jedem Eignungskriterium den geforderten Nachweis, die Form und den Aussteller zu. Wer beide Vorlagen parallel pflegt, erkennt Lücken, bevor die Vergabestelle nachfordert. Wer die Bieterorganisation aufbauen will, beginnt mit diesen beiden Vorlagen.

Sechs Vorlagen und ihre Pflichtfelder

Vorlage

V-01 Fristenplan Los: Termine steuern
V-02 Eignungsnachweise Los: Nachweise sammeln
V-03 Versionsregister: Fassungen verfolgen
V-04 Formalprüfblatt: Vollständigkeit prüfen
V-05 Vollmachtsblatt: Zuständigkeit klären
V-06 Abgabeprotokoll: Abgabe belegen

Zweck

V-01 Fristenplan Los: Los, Fristende, Bindefrist
V-02 Eignungsnachweise Los: Nachweisart, Form, Gültigkeit
V-03 Versionsregister: Dokument-ID, Version, Freigabe
V-04 Formalprüfblatt: Kriterium, Ergebnis, Prüfer
V-05 Vollmachtsblatt: Vollmacht, Person, Zeichnungsrecht
V-06 Abgabeprotokoll: Zeitstempel, Plattform, Bestätigung

Pflichtfelder

V-01 Fristenplan Los
V-02 Eignungsnachweise Los
V-03 Versionsregister
V-04 Formalprüfblatt
V-05 Vollmachtsblatt
V-06 Abgabeprotokoll

Was Fristenplan und Nachweisliste im Alltag enthalten

Die folgenden Werte sind Beispiele und zeigen, wie V-01 und V-02 ausgefüllt aussehen.

V-01 Fristenplan Los (Beispiel)

Fristenplan im Alltag

Los: Los 3, Fassadensanierung
Bekanntmachung: 12.05.
Frist Bieterfragen: 22.05.
Angebotsfrist: 03.06., 11:00 Uhr
Bindefrist: 31.07.
Verantwortlich: Angebotskoordination

V-02 Eignungsnachweise Los (Beispiel)

Nachweisliste im Alltag

Nachweisart	Form	Aussteller	Abgabe	Gültigkeit
Gewerbeanmeldung	Kopie	Gewerbeamt	mit dem Angebot	aktuell
Jahresumsatz der letzten drei Geschäftsjahre	Eigenerklärung	Bieter	mit dem Angebot	Betrag in Euro
Referenz über vergleichbare Leistung	Referenzblatt	Referenzgeber	mit dem Angebot	Ansprechpartner benannt
Freistellungsbescheinigung	Kopie	Finanzamt	auf Anforderung	zum Abgabetag gültig

Fehlt in V-02 die Spalte Gültigkeit, fällt eine abgelaufene Bescheinigung erst in der Formalprüfung auf. In V-01 entscheidet die Uhrzeit, weil Vergabestellen nur bis zum genannten Zeitpunkt annehmen.

Dokumentenregister, Prüfblatt, Vertretung und Abgabeprotokoll

V-03 beantwortet, welche Fassung eines Dokuments zuletzt gültig war. In Verfahren mit mehreren Losen verhindert es, dass alte Preisblätter in die Abgabe geraten.

V-04 bereitet die formale Kontrolle vor. Es listet geforderte Erklärungen, Formvorgaben und Bewertungsmaßstab und wird vor der Abgabe ausgefüllt.

V-05 benennt eine zweite Person mit Zeichnungsrecht, damit Krankheit oder Urlaub den Abgabetermin nicht gefährden.

V-06 hält fest, wann und über welchen Kanal ein Angebot einging, mit Zeitstempel, Plattform, Los, Dateiname und Empfangsbestätigung.

Von der Papierakte zur elektronischen Abgabe

Bis in die 2010er Jahre liefen Fristen und Nachweise in Papierordnern. Die Reform des Vergaberechts 2016 ordnete Eignungsprüfung und Fristen neu und schuf mit der Vergabeverordnung eine gemeinsame Grundlage. Seit dem 18. Oktober 2018 ist bei EU-weiten Verfahren die elektronische Kommunikation verpflichtend. Seit Oktober 2023 gilt das Standardformular eForms für EU-weite Bekanntmachungen. Vorlagen liegen seither digital, Versionsstände und Zeitstempel gewinnen an Gewicht.

Woher die Muster kommen

Den Rahmen setzen die Rechtsgrundlagen. Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen regelt die Grundsätze für öffentliche Aufträge und Vergabeverfahren (GWB als vergaberechtliche Grundlage). Die Vergabeverordnung konkretisiert das Verfahren oberhalb der Schwellenwerte samt Fristen, die in V-01 einfließen (Vergabeverordnung als Rechtsgrundlage).

Für die Auftragsrecherche kommen amtliche Daten hinzu. Der Datenservice Öffentlicher Einkauf bündelt Bekanntmachungen und Vergabedaten des Bundes (Datenservice Öffentlicher Einkauf). Vergabeportale ergänzen Suchfunktionen nach Fristen und Losen (Funktionen des Deutschen Vergabeportals).

Verbindlich bleiben die Formblätter, die Vergabestellen mit den Vergabeunterlagen ausgeben. Eigene Muster ergänzen sie um interne Felder wie Zuständigkeit, Ablageort und Freigabe. Als Quelle für neue Vorlagen dienen abgeschlossene Verfahren: Nach jeder Vergabe werden Fristen, Spalten und Fehlerquellen in V-01 bis V-06 nachgeführt.

Fünf Schritte zum gelebten Ablauf

Fünf Schritte zum Ablauf

V-01 aus der Bekanntmachung anlegen und alle Termine mit Uhrzeit eintragen.
V-02 aus den Eignungskriterien ableiten und die Form je Nachweis notieren.
V-03 mit Versionen füllen und Freigaben abzeichnen lassen.
V-05 vor der heißen Phase unterschreiben lassen.
V-06 direkt nach dem Hochladen ausfüllen und mit der Bestätigung ablegen.

Häufige Fragen

Welche Vorlage entsteht zuerst?

V-01. Aus ihm ergeben sich die Termine für V-02, V-04 und V-06.

Wie oft wird die Nachweisliste aktualisiert?

V-02 wird nach jeder Änderung der Vergabeunterlagen und nach jeder Nachforderung der Vergabestelle nachgeführt.

Gehört das Prüfblatt in die Angebotsphase oder danach?

V-04 entsteht vor der Abgabe als Kontrollliste und dient danach der Bewertung.

Wer pflegt die Vorlagen?

Die Angebotskoordination führt V-01 und V-03, die Fachbereiche liefern Nachweise, Referenzen und Prüfinhalte.