Sechs Vorlagen für Fristenpläne und Nachweislisten

Das Wichtigste auf einen Blick

Sechs kopierbare Vorlagendrei Fristenpläne (V-01 bis V-03) und drei Nachweislisten (V-04 bis V-06).
Jede Vorlage führt Kürzel, Eigentümer, Datum und Versionsstand.
Die Muster sind eigene Arbeitsvorlagen; verbindlich bleiben die Formblätter der Vergabestelle.
Fristen folgen § 16 VgV und, im Unterschwellenbereich, der VOB/A.
Eignungsnachweise stützen sich auf § 122 GWB, § 48 VgV sowie §§ 123 und 124 GWB.

Die sechs Vorlagen im Überblick

Kürzel	Vorlage	Typ	Zweck	Pflichtfelder
V-01	Fristenplan Los	Fristenplan	Termine je Los steuern	Los, Bekanntmachungstag, Fristende, Uhrzeit, Bindefrist, Verantwortliche
V-02	Fristenplan Verfahren	Fristenplan	Verfahrens- und Nachforderungsfristen planen	Verfahrensart, Bekanntmachung, Angebotsfrist, Bieterfragen, Nachforderung, Uhrzeit
V-03	Fristenplan Bieterfragen	Fristenplan	Fragen und Antworten steuern	Frage, Eingang, Antwort, Frist, Ansprechpartner, Status
V-04	Nachweisliste Eignung	Nachweisliste	Eignungskriterien abbilden	Kriterium, Nachweisart, Form, Aussteller, Gültigkeit, Abgabe
V-05	Nachweisliste Form und Gültigkeit	Nachweisliste	Formvorgaben prüfen	Dokument, Form, Aussteller, gültig bis, Ablageort, Prüfer
V-06	Nachweisliste Präqualifikation und Register	Nachweisliste	Registerauszüge und Präqualifikation führen	Register, Nummer, Auszug, Schwelle, Nachforderung, Ablageort

V-01 und V-02 planen Termine, V-03 steuert Bieterfragen und Nachforderungen. V-04 bis V-06 sammeln Eignungsnachweise, prüfen Form und Gültigkeit und halten Registerauszüge fest. Wer die Eignungsnachweise zusammenstellt, beginnt mit V-04 und V-05. Die Spalten bleiben über alle Lose hinweg gleich, damit Register und Ablage vergleichbar sind.

Muster zum Kopieren

Die Tabelle enthält die Spalten jeder Vorlage und eine vollständige Beispielzeile. Die Spalten sind die leere Vorlage; die Beispielwerte sind fiktiv und lassen sich in Excel oder eine Vergabesoftware übernehmen. Jede Zeile führt zusätzlich Eigentümer, Datum und Versionsstand.

Kürzel	Spalten der Vorlage	Beispielzeile
V-01	Los; Bekanntmachungstag; Fristende; Uhrzeit; Bindefrist; Verantwortliche	Los 3 Fassadensanierung; 12.05.; 03.06.; 11:00; 31.07.; Angebotskoordination
V-02	Verfahrensart; Bekanntmachung; Angebotsfrist; Bieterfragen; Nachforderung; Uhrzeit	Offenes Verfahren; 12.05.; 03.06.; 22.05.; 05.06.; 11:00
V-03	Frage; Eingang; Antwort; Frist; Ansprechpartner; Status	Fassadenzuschnitt; 20.05.; 22.05.; 23.05.; Angebotskoordination; beantwortet
V-04	Nachweis; Form; Aussteller; Gültigkeit; Abgabe; Ablageort	Gewerbeanmeldung; Kopie; Gewerbeamt; aktuell; mit Angebot; Ordner 1
V-05	Dokument; Form; Aussteller; gültig bis; Ablageort; Prüfer	Freistellungsbescheinigung; Kopie; Finanzamt; Abgabetag; Ordner 2; Einkauf
V-06	Register; Nummer; Auszug; Schwelle; Nachforderung; Ablageort	Wettbewerbsregister; § 6 WRegG; Auszug; ab 50.000 €; auf Anforderung; Ordner 3

Sechs Vorlagen und ihre Pflichtfelder

Vorlage

V-01 Fristenplan Los: Termine steuern
V-02 Eignungsnachweise Los: Nachweise sammeln
V-03 Versionsregister: Fassungen verfolgen
V-04 Formalprüfblatt: Vollständigkeit prüfen
V-05 Vollmachtsblatt: Zuständigkeit klären
V-06 Abgabeprotokoll: Abgabe belegen

Zweck

V-01 Fristenplan Los: Los, Fristende, Bindefrist
V-02 Eignungsnachweise Los: Nachweisart, Form, Gültigkeit
V-03 Versionsregister: Dokument-ID, Version, Freigabe
V-04 Formalprüfblatt: Kriterium, Ergebnis, Prüfer
V-05 Vollmachtsblatt: Vollmacht, Person, Zeichnungsrecht
V-06 Abgabeprotokoll: Zeitstempel, Plattform, Bestätigung

Pflichtfelder

V-01 Fristenplan Los
V-02 Eignungsnachweise Los
V-03 Versionsregister
V-04 Formalprüfblatt
V-05 Vollmachtsblatt
V-06 Abgabeprotokoll

Fristen und Nachweise: die konkreten Normen

Die Vergabeverordnung setzt den Rahmen: § 16 VgV regelt die Fristen für den Eingang von Angeboten und Teilnahmeanträgen, § 10a VgV die Pflicht zu eForms. Seit 25. Oktober 2023 sind eForms für EU-weite Bekanntmachungen verpflichtend (Beschaffungsamt des BMI). Seit 18. Oktober 2018 ist bei EU-weiten Verfahren die elektronische Kommunikation verpflichtend (Richtlinie 2014/24/EU).

Für Eignungsnachweise gilt § 122 GWB. § 48 VgV erlaubt Eigenerklärungen als vorläufigen Nachweis; §§ 123 und 124 GWB nennen zwingende und fakultative Ausschlussgründe. Ab 50.000 € Auftragswert fordert der Auftraggeber nach § 6 WRegG einen Wettbewerbsregisterauszug an (TED-Bekanntmachung). Die Unterschiede von VgV, UVgO und VOB/A bleiben bei jeder Vorlage sichtbar.

Im Unterschwellenbereich gilt die VOB/A. Beim nicht offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist mindestens 40 Tage ab Absendung der Aufforderung, bei besonderer Dringlichkeit mindestens 10 Tage; mit Vorinformation sind es in der Regel 36 Tage (Beschaffungsamt des BMI). Diese Werte gehören in V-02, nicht in die Beispielzeile von V-01.

Die EU-Schwellenwerte entscheiden, ob VgV oder UVgO und VOB/A gelten. Oberhalb der Schwellenwerte greift die VgV, darunter die UVgO für Liefer- und Dienstleistungen sowie die VOB/A für Bauleistungen. Die Übersicht über e-Vergabe-Systeme zeigt, auf welchen Plattformen die Fristen laufen.

Woher die Muster kommen

Die sechs Vorlagen sind eigene Arbeitsmuster. Ihre Felder folgen den Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen der Vergabestelle; Formulierungen lassen sich in TED-Bekanntmachungen und im Datenservice Öffentlicher Einkauf prüfen. Eine konkrete Bekanntmachung als Quelle für jede Spalte gibt es nicht. Die Beispiele sind keine amtlichen Muster.

Für die belegbare Auftragsrecherche und Benachrichtigungen über evergabe-online reichen Bekanntmachungstag, Fristende und Los. Verbindlich bleiben die Formblätter, die Vergabestellen mit den Vergabeunterlagen ausgeben. Eigene Muster ergänzen sie um Zuständigkeit, Ablageort und Freigabe.

Nach jedem abgeschlossenen Verfahren werden Fristen, Spalten und Fehlerquellen in V-01 bis V-06 nachgeführt. Die Bieterorganisation legt fest, wer welche Zeile pflegt; die formale Kontrolle prüft vor der Abgabe die Vollständigkeit und die Freigabe.

Fünf Schritte zum gelebten Ablauf

Seit der elektronischen Vergabe zählen Zeitstempel und Versionsstände zum Nachweis. V-01 hält den Abgabezeitpunkt fest, V-06 die Registerfrist. Die fünf Schritte verbinden beide Stränge. Wer die Reihenfolge einhält, verliert weder die Angebotsfrist noch die Gültigkeit eines Nachweises aus dem Blick.

V-01 aus der Bekanntmachung anlegen und alle Termine mit Uhrzeit eintragen.
V-02 um Verfahrens- und Nachforderungsfristen ergänzen.
V-03 für Bieterfragen und Antworten öffnen.
V-04 und V-05 aus den Eignungskriterien und Formvorgaben ableiten.
V-06 mit Registerauszügen und Präqualifikationsnachweisen füllen.

Häufige Fragen

Welche Vorlage entsteht zuerst?

V-01. Aus ihm ergeben sich die Termine für V-02 und V-03.

Wie oft wird die Nachweisliste aktualisiert?

V-04 bis V-06 werden nach jeder Änderung der Vergabeunterlagen und nach jeder Nachforderung der Vergabestelle nachgeführt.

Gehört die Nachweisliste in die Angebotsphase oder danach?

V-04 und V-05 entstehen vor der Abgabe; V-06 wird mit dem Zuschlag und dem Registerauszug aktuell gehalten.

Wer pflegt die Vorlagen?

Die Angebotskoordination führt V-01 bis V-03, die Fachbereiche liefern Nachweise, Referenzen und Prüfinhalte.