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Teil von Ratgeber für den Aufbau einer Bieterorganisation im Unternehmen
Wie viele Mitarbeiter braucht eine Bieterorganisation im Mittelstand?
Bieterorganisation aufbauen: Wie viele Vollzeitäquivalente und Stunden Mittelständler je Angebot brauchen und welche Personalkosten pro Jahr anfallen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein einfaches Angebot bindet 25 bis 40 Arbeitsstunden, eine komplexe EU-Leistung 150 bis 250 Stunden.
- Bei 12 bis 18 Angeboten pro Jahr entspricht das 0,5 bis 1,0 Vollzeitäquivalenten, gerechnet mit 1.600 produktiven Stunden je Vollzeitäquivalent.
- Beispielrechnung0,6 Vollzeitäquivalente kosten rund 50.400 Euro pro Jahr, einschließlich Arbeitgeberanteil und Sachkosten, ohne Umsatzsteuer.
- Fehlt eine Vertretung, steigt das Risiko eines Fristversäumnisses und damit des Ausschlusses vom Verfahren.
Personalbedarf je Angebot nach Verfahrensart
Der Zeitaufwand folgt der Verfahrensart, nicht der Auftragssumme. Ein offenes Verfahren über 80.000 Euro kann mehr Arbeit machen als eine beschränkte Ausschreibung über 300.000 Euro.
Die Tabelle nennt Planungsannahmen für die erste Teilnahme an einem Verfahren. Erfahrung, vorhandene Referenzen und Mustertexte senken die Werte um 20 bis 30 Prozent.
Ein Teilnahmewettbewerb ohne Angebotsabgabe bindet 15 bis 30 Stunden. Diese Werte sind Planungsannahmen, keine amtlichen Messwerte.
Zusätzlich fallen Arbeiten an, die nicht in der Leistungsbeschreibung stehen: Eigenerklärungen, Referenznachweise, Bürgschaften, Versicherungsnachweise und die Abstimmung mit Nachunternehmern. Rechnen Sie dafür 10 bis 15 Stunden je Angebot ein. Wie viele Verfahren im Markt überhaupt veröffentlicht werden, zeigt die amtliche Vergabestatistik des Statistischen Bundesamtes.
Vollzeitäquivalente für 12 und 18 Angebote
Ein Vollzeitäquivalent von 1,0 entspricht rund 1.600 produktiven Stunden pro Jahr. Urlaub, Krankheit und interne Abstimmung sind abgezogen.
Vollzeitäquivalente nach Angebotszahl
- 1.600produktive Stunden je Vollzeitäquivalent
- 0,84Vollzeitäquivalente bei 18 Angeboten
- 0,45Vollzeitäquivalente bei 12 Angeboten
- 0,3Vollzeitäquivalent je Person im Zweierteam
Beispiel: 18 Angebote mit durchschnittlich 75 Stunden ergeben 1.350 Stunden, also 0,84 Vollzeitäquivalente. Bei 12 Angeboten mit 60 Stunden sind es 720 Stunden oder 0,45 Vollzeitäquivalente.
Wer parallel ein Verhandlungsverfahren und zwei offene Verfahren bearbeitet, braucht in der Spitze mehr als der Jahresschnitt. Planen Sie deshalb mit der Spitzenlast, nicht mit dem Mittelwert.
Zwei Personen mit je 0,3 Vollzeitäquivalenten ersetzen diese Kapazität nur, wenn beide Angebote vollständig bearbeiten können. Sonst entstehen Übergabeverluste von mehreren Stunden je Vorgang.
Beispielkosten in Euro pro Jahr
Rechenbeispiel: Ein Jahresbruttolohn von 62.000 Euro, Arbeitgeberanteil und Nebenkosten von 22 Prozent ergeben 75.640 Euro je Vollzeitäquivalent. Bei 0,6 Vollzeitäquivalenten sind das 45.384 Euro.
Für Vergabeplattform, Schulungen und Fachliteratur fallen im Beispiel 5.000 Euro im Jahr an. Die Summe liegt bei rund 50.400 Euro pro Jahr, ohne Umsatzsteuer. Bei 15 Angeboten sind das etwa 3.360 Euro je Angebot.
Als Kalkulationsgrundlage für den Bruttolohn dienen die Verdienste nach Branchen und Berufen des Statistischen Bundesamtes. Die Arbeitskostenerhebung weist zusätzlich die Arbeitskosten je geleistete Arbeitsstunde aus.
Mustertexte, Textbausteine und eine Referenzdatenbank senken die Kosten je Angebot. Ohne diese Grundlage bleibt der Aufwand dauerhaft hoch.
Welche Rollen besetzt sein müssen
Vier Aufgaben lassen sich im Mittelstand selten von einer Person abdecken:
- VergabekoordinatorFristen, Plattform, Nachforderungen, Dokumentation.
- Technischer AutorLeistungsbeschreibung, Konzept, Referenzprojekte.
- KalkulatorPreise, Lohnanteile, Materialkosten.
- FreigabeBürgschaften, Eigenerklärungen, Unterschrift der Geschäftsführung.
Kritisch ist die Vertretung. Fällt der Koordinator zwei Wochen aus, steht die Abgabe infrage. Eine benannte Vertretung mit Lesezugriff auf die Plattform kostet wenig und senkt dieses Risiko deutlich.
In den Themenfeldern des DIHK finden Bietende die Positionen der Kammern zur öffentlichen Beschaffung.
Risiko bei knapper Besetzung
Ohne feste Zuständigkeit sinkt die Zahl fristgerechter Abgaben. Unvollständige Unterlagen und versäumte Fristen führen zum Ausschluss vom Verfahren. Ob Nachweise nachgefordert werden dürfen, hängt von der Vergabeordnung ab.
Das Risiko tritt nicht bei jedem Angebot ein. Es steigt aber mit der Zahl paralleler Fristen und mit der Komplexität der Verfahren.
Vier Schutzmaßnahmen wirken sofort:
- Fristenkalender mit zwei Erinnerungen, zehn und drei Tage vor Ablauf.
- Vier-Augen-Prüfung der Vollständigkeit vor der Abgabe.
- Textbausteine für Eigenerklärungen, Referenzen und Unternehmensdarstellung.
- Nachkalkulation nach der Abgabe mit Soll-Ist-Vergleich.
Häufige Fragen
Reicht eine halbe Stelle für die Vergabeteilnahme?
Für 10 bis 12 Angebote ohne Verhandlungsverfahren ja, das entspricht 0,4 bis 0,5 Vollzeitäquivalenten. Sobald zwei EU-weite Verfahren parallel laufen, reicht die halbe Stelle nicht.
Ab welcher Angebotszahl lohnt eine eigene Vollzeitstelle?
Ab etwa 15 Angeboten pro Jahr oder zwei großen Verfahren parallel sind 0,8 bis 1,0 Vollzeitäquivalente angemessen. Darunter ist die Aufteilung auf mehrere Köpfe meist wirtschaftlicher.
Welche Kosten kommen zum Personalaufwand hinzu?
Vergabeplattform, Schulung, Bürgschaften und externe Beratung. Im Beispiel oben sind es 5.000 Euro pro Jahr. Externe Vergabebegleitung wird nach Aufwand abgerechnet, die Sätze unterscheiden sich stark.
Warum ist der Jahresschnitt keine gute Planungsgröße?
Fristen fallen unregelmäßig an. Ein Verhandlungsverfahren bindet in zwei Wochen mehrere hundert Stunden. Ohne Puffer steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ein Angebot verspätet oder unvollständig abgegeben wird.
