Ratgeber für den Aufbau einer Bieterorganisation im Unternehmen

Das Wichtigste auf einen Blick

Warum eine Bieterorganisation aus Prozessen besteht

Ausschreibungen sind formal. Ein fehlendes Formular führt zum Ausschluss, nicht zu einer Nachfrage. Wer Verfahren nebenbei bearbeitet, verliert sie selten über den Preis, häufig über die Form.

Ab etwa zehn Beteiligungen pro Jahr reicht Einzelkämpfertum nicht mehr. Die Aufgabenmenge wächst, die Fristen bleiben starr. Eine Bieterorganisation aufbauen heißt: Aufgaben verteilen und Fristen rückwärts planen.

Der Markt ist öffentlich einsehbar. Bekanntmachungen oberhalb der Schwellenwerte erscheinen in TED, dem Ausschreibungsportal der Europäischen Union. Vergaben des Bundes und vieler Länder bündelt zusätzlich der Datenservice Öffentlicher Einkauf des Beschaffungsamtes des BMI. Beide Quellen sind amtlich und kostenfrei.

Die Geschäftsführung legt Zielmärkte, Mindestmargen und Preisuntergrenzen fest. Diese Entscheidungen lassen sich nicht delegieren. Fehlen sie, kalkuliert der Vertrieb ohne Leitplanken und gibt Angebote ab, die nicht tragen.

Die amtliche Vergabestatistik des Statistischen Bundesamtes zeigt, welche Auftragsvolumina vergeben werden und welche Auftraggebergruppen aktiv sind. Sie stützt die Entscheidung, welche Segmente überhaupt bearbeitet werden.

Ein verlorenes Verfahren kostet Arbeitszeit, ein gewonnenes zu jedem Preis kostet Marge. Deshalb gehört zur Organisation eine Bieterentscheidung: ein schriftliches Kriterium, wann kein Angebot abgegeben wird.

Rollen, Aufgaben und Vertretungen

Vier Funktionen decken ein Standardverfahren ab. Eine Person kann zwei Rollen übernehmen. Alle vier dauerhaft auf einen Kopf zu legen, funktioniert nicht.

Die Dokumentenführung ist der Engpass. Nachweise liegen verstreut in Lohnbuchhaltung, Technik und Geschäftsleitung. Wer sie einmal zentral ablegt, spart bei jedem weiteren Angebot Zeit.

Die Freigabe muss vor der Abgabe liegen, nicht danach. Legen Sie schriftlich fest, wer bei Abwesenheit unterschreibt und bis zu welchem Auftragswert.

Vorgaben aus VgV, UVgO und eForms

Die Vergabeverordnung (VgV) regelt Verfahren ab den Schwellenwerten nach § 106 GWB. Diese liegen seit dem 1. Januar 2024 bei 221.000 Euro ohne Umsatzsteuer für Liefer- und Dienstleistungen. Für bestimmte obere Bundesbehörden gelten 143.000 Euro, für Bauaufträge 5.538.000 Euro. Die Werte werden alle zwei Jahre angepasst.

Darunter greift für Liefer- und Dienstleistungen die Unterschwellenverordnung UVgO, beim Bund und in den Ländern, die sie eingeführt haben. Bauleistungen bleiben in beiden Bereichen bei der VOB/A. Die UVgO arbeitet mit kürzeren Fristen und weniger Formalien, verlangt aber dieselben Eignungsnachweise.

Beide Regelwerke trennen Eignung und Zuschlag. Die Eignung prüft der Auftraggeber anhand von Umsatz, Referenzen, Personal und Zuverlässigkeit. Erst danach bewertet er Preis und Zuschlagskriterien. Ein formal vollständiges Angebot ohne Eignungsnachweis fällt durch.

Nachweise dürfen nachgefordert werden, aber nur in Grenzen. § 56 VgV erlaubt dem Auftraggeber, fehlende Unterlagen nachzufordern. Auf fehlende Preise oder fehlende Leistungsangaben erstreckt sich das nicht. Die Organisation muss heilbare von tödlichen Lücken unterscheiden.

Die VgV kennt mehrere Verfahrensarten: offenes Verfahren, nichtoffenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft. Für die Bieterorganisation ändert das Fristen und Unterlagenumfang. Im nichtoffenen Verfahren ist zuerst nur ein Teilnahmeantrag einzureichen.

Fristen geben den Takt vor. Im offenen Verfahren stehen für die Angebotsabgabe regelmäßig 35 Kalendertage zur Verfügung. Beschaffungsstellen, Referenzen und Zertifikate lassen sich in dieser Zeit nur beschaffen, wenn sie vorher geordnet sind.

Seit dem 25. Oktober 2023 müssen Bekanntmachungen oberhalb der Schwellenwerte als elektronische Formulare übermittelt werden. Grundlage ist die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780. Die eForms geben vor, welche Angaben Auftraggeber veröffentlichen.

Auch die Abgabe läuft elektronisch. Bieter brauchen ein Nutzerkonto je Plattform, teils eine Signaturkarte und ein hinterlegtes Zertifikat. Richten Sie diese Konten ein, bevor die erste Frist läuft.

Präqualifizierung beim PQ-Verein und im AVPQ

Die Präqualifizierung bündelt Eignungsnachweise in einem Verzeichnis. Auftraggeber erkennen die Eintragung an, statt Unterlagen je Verfahren zu prüfen. Für Bauleistungen führt der Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen das Präqualifikationsverzeichnis. Für Liefer- und Dienstleistungen führt das Beschaffungsamt des BMI das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen, kurz AVPQ.

Der Weg dorthin folgt fünf Schritten:

Die Eintragung ersetzt die laufende Eignung, nicht auftragsbezogene Anforderungen. Referenzen, besondere Zertifikate und produktspezifische Nachweise bleiben je Verfahren gefordert. Als Beispielwert für die Erstzusammenstellung gelten 20 bis 40 interne Arbeitsstunden.

Aufwandswerte in Stunden je Verfahrensschritt

Die Summe liegt bei rund 40 bis 110 Stunden mit Präqualifizierung und 45 bis 125 Stunden ohne. Große Bauverfahren mit mehreren Losen, Planungsanteilen und Sonderzertifikaten liegen darüber.

Bei Rahmenverträgen und wiederkehrenden Losen sinkt der Aufwand ab dem zweiten Angebot deutlich. Unterlagen, Referenztexte und Kalkulationsbausteine bleiben wiederverwendbar.

Rechenbeispiel: interne Kosten einer Angebotsabgabe

Angenommene Werte: 60 Beteiligungen pro Jahr, 55 Stunden je Verfahren ohne Präqualifizierung, 40 Stunden mit Präqualifizierung, interner Vollkostensatz 62 Euro je Arbeitsstunde, produktive Jahresarbeitszeit 1.650 Stunden je Vollzeitstelle.

Rechenweg:

Bei 20 Beteiligungen und 50 Stunden je Verfahren entstehen 1.000 Arbeitsstunden und 62.000 Euro interne Kosten. Rund 0,6 Vollzeitstellen genügen, sofern die Nachweise gepflegt bleiben.

Der Vollkostensatz enthält Lohn, Lohnnebenkosten, Arbeitsplatz und Software. Die Verdienstdaten des Statistischen Bundesamtes zu Verdiensten nach Branchen und Berufen liefern die Grundlage für die Lohnkomponente.

Alle Beträge sind Nettowerte ohne Umsatzsteuer, weil es sich um eigene Personalkosten handelt. Ein externer Vergabedienstleister rechnet zusätzlich 19 Prozent Umsatzsteuer ab. Bezogen auf ein bearbeitetes Angebotsvolumen von 7,2 Millionen Euro netto bindet die Organisation 2,8 Prozent.

Ob sich der Aufwand trägt, entscheidet die Trefferquote. Bei 15 gewonnenen von 60 Verfahren muss jeder gewonnene Auftrag im Mittel 13.640 Euro Deckungsbeitrag liefern, damit die Prozesskosten gedeckt sind.

Abläufe: von der Bekanntmachung bis zur Abgabe

Ein Verfahren läuft nach festem Muster ab. Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen und eine Frist.

Zwischen Schritt eins und fünf liegen bei einer Bundesausschreibung oft drei bis fünf Wochen. Der Engpass ist die interne Bearbeitungszeit, nicht die Frist des Auftraggebers.

Halten Sie jeden Durchlauf in einer Verfahrensakte fest. Nach der Vergabeentscheidung helfen die Aufzeichnungen bei der Nachkalkulation und beim nächsten ähnlichen Los.

Schnittstellen zu Einkauf, Technik, Bank und Versicherung

Eine Bieterorganisation endet nicht an der Vertriebstür. Sie braucht Zulieferungen aus anderen Bereichen, und diese haben eigene Vorlaufzeiten.

Legen Sie für jede Schnittstelle einen Ansprechpartner und eine Mindestvorlaufzeit fest. Bürgschaften sind der häufigste Grund für verpasste Abgabetermine.

Bietergemeinschaft, Eignungsleihe und Nachunternehmer

Fehlt eigene Eignung, lässt sie sich ergänzen. Bietergemeinschaften haften gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch und weisen die Eignung gemeinsam nach. Bei der Eignungsleihe stellt ein Dritter seine Leistungsfähigkeit zur Verfügung und verpflichtet sich schriftlich. Nachunternehmer werden mit Namen, Leistungsanteil und Eignungsnachweis benannt.

Für die Organisation entstehen dadurch zusätzliche Abstimmungsschleifen. Ansprechpartner, Unterlagen und Fristen müssen vor der Abgabe verbindlich geklärt sein. Vereinbarungen mit Partnern gehören ins Nachweisarchiv, nicht in einzelne Projektordner.

Aufbau in den ersten 90 Tagen

Kennzahlen für die Steuerung

Fünf Werte genügen für den Monatsbericht an die Geschäftsführung:

Steigt der Aufwand je Angebot über zwei Berichtsperioden, liegt die Ursache meist in der Nachweisführung. Dann zahlt sich die Präqualifizierung aus.

Häufige Fragen

Wie viele Personen braucht eine Bieterorganisation?

Bei 60 Beteiligungen pro Jahr und 55 Stunden je Verfahren entstehen 3.300 Arbeitsstunden. Das entspricht rund zwei Vollzeitstellen. Bei 20 Beteiligungen reicht etwa eine halbe Stelle, verteilt auf mehrere Rollen.

Gilt die UVgO auch für Bauleistungen?

Nein. Bauleistungen folgen unterhalb der Schwellenwerte der VOB/A, oberhalb der VgV. Die UVgO betrifft Liefer- und Dienstleistungen. Sie gilt beim Bund und in den Ländern, die sie eingeführt haben.

Was kostet die Präqualifizierung?

Die Gebühren richten sich nach der Gebührenordnung des jeweiligen Trägers, nach Umsatzklasse und Zahl der Fachlose. Dazu kommen 20 bis 40 interne Arbeitsstunden für die Erstzusammenstellung und jährlich einige Stunden für die Pflege.

Ersetzt die Präqualifizierung alle Eignungsnachweise?

Sie ersetzt die laufenden Nachweise zu Befähigung, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit. Auftragsbezogene Anforderungen wie Referenzen, Personalqualifikationen und besondere Zertifikate bleiben bestehen.

Wann sollte ein Angebot fertig sein?

Setzen Sie die interne Frist drei bis fünf Arbeitstage vor die Abgabefrist. Formfehler lassen sich dann korrigieren, fehlende Unterschriften noch einholen.