Ersetzen Erklärungen und Verzeichniseinträge in Vergabeunterlagen separate Nachweise?

Das Wichtigste auf einen Blick

Eigenerklärungen und Verzeichniseinträge ersetzen nur Nachweise, die vorab geprüft wurden.
Im Baubereich genügt oft die Präqualifikationsnummer des PQ-Vereins.
Referenzen, Personal und Geräte bleiben auftragsbezogene Einzelnachweise.
Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt die VgV, unterhalb die UVgO.
Über strittige Nachweise entscheiden Vergabekammern.

Was eine konkrete Vergabeunterlage verlangt

Die Antwort hängt am Einzelfall, weil jede Vergabeunterlage ihren eigenen Nachweiskatalog führt. Zuerst liest man die Bewerbungsbedingungen und das Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung", im Bund meist Formblatt 124 des Vergabe- und Vertragshandbuchs (VHB Bund).

Nachweiskatalog der Vergabeunterlage

Handelsregisterauszug
Bescheinigung der Berufsgenossenschaft
Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt
Unbedenklichkeitsbescheinigung SOKA-BAU
Auszug aus der Handwerksrolle
Betriebshaftpflicht nachweisen
Umsatz der letzten drei Jahre

Die Vergabeunterlage muss die Leistung eindeutig und erschöpfend beschreiben, so regelt es § 16 VgV. Deshalb muss sie auch benennen, welcher Nachweis in welcher Form vorzulegen ist.

Zusätzlich fragen Auftraggeber Eigenerklärungen zu den Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB ab. Ob die Präqualifizierung diese Erklärungen abdeckt, ergibt sich aus dem Zertifikat.

Wer Angebotsunterlagen erstellen muss, arbeitet den Katalog deshalb Zeile für Zeile ab. Ein Verweis auf eine Vorabprüfung hilft nur bei Positionen, die dort wirklich enthalten sind.

Präqualifizierung, PQ-Verein und Amtliches Verzeichnis

Im Baubereich prüft der Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen (PQ-Verein) die Eignung einmalig und unabhängig vom einzelnen Verfahren. Geprüfte Betriebe erhalten eine Präqualifikationsnummer, die sie bei jeder Angebotsabgabe angeben können.

Für die geprüften Positionen entfällt damit der Einzelnachweis. Ein Auftraggeber muss die Präqualifizierung aber nicht anerkennen; maßgeblich bleibt die Vergabeunterlage. Der Auftraggeber prüft den Code in der Datenbank des PQ-Vereins oder lässt sich das Zertifikat vorlegen.

Davon zu unterscheiden ist das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ), das die Industrie- und Handelskammern führen. Nach Art. 64 der Richtlinie 2014/24/EU können solche Verzeichnisse eine Eignungsvermutung tragen. Der öffentliche Teil zeigt Stammdaten, die Nachweise liegen im geschützten Bereich.

Zugriff erhält nur ein öffentlicher Auftraggeber, dem der Betrieb den Zugangscode mitteilt. Ohne diesen Code ersetzt der Eintrag nichts, und die Nachweise sind erneut vorzulegen.

Wozu dient die EEE? Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung nach Art. 59 der Richtlinie 2014/24/EU ist ein vorläufiger Nachweis, den der Bieter erst vor dem Zuschlag durch Einzelnachweise belegt. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt dabei die Vergabeverordnung, unterhalb die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).

Welche Nachweise ersetzt werden und welche nicht

Welche Nachweise ersetzt werden

Nachweis in der Vergabeunterlage	Was der Bieter vorlegt	Ersatz durch Vorabprüfung
Handelsregisterauszug	AVPQ-Eintrag mit Zugangscode	ja
Bescheinigung der Berufsgenossenschaft	Präqualifikationsnummer	ja
Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt	Präqualifikationsnummer	ja
Freistellungsbescheinigung § 48b EStG	Einzelnachweis	nein
Referenzen, Personal, Geräte	Referenzliste, Erklärungen	nein

Die Tabelle ist ein Beispiel und ersetzt die Prüfung der konkreten Vergabeunterlage nicht. Nicht abgedeckt sind regelmäßig auftragsbezogene Angaben: Referenzen für vergleichbare Leistungen, benanntes Schlüsselpersonal, Geräteausstattung, Sicherheitsleistungen und Erklärungen zu Unterauftragnehmern.

Wer eine Position streicht, weil sie im Verzeichnis steht, sollte den Code im Angebot ausdrücklich nennen. Sonst fehlt dem Auftraggeber der Anknüpfungspunkt für seine Prüfung.

Fünf Schritte zur belastbaren Angebotsunterlage

Bewerbungsbedingungen und Nachweiskatalog vollständig auflisten.
Je Position prüfen, ob Präqualifikation oder AVPQ-Eintrag sie abdeckt.
Fehlende Nachweise bei Finanzamt, Krankenkasse oder Handwerkskammer beschaffen.
Präqualifikationsnummer und Zugangscode in der EEE eintragen.
Ablaufdaten überwachen und Einzelnachweise vor dem Zuschlag bereithalten.

Wer den Code in der EEE angibt, verweist auf eine Prüfung, die schon stattgefunden hat. Läuft die Präqualifizierung während des Verfahrens ab, darf der Auftraggeber einen aktuellen Nachweis verlangen.

Eine Nachweisliste mit Nummer, Zugangscode, ausstellender Stelle und Ablaufdatum gehört deshalb vor jede Abgabe.

Fristen, Form und Vergabekammern

Für die Abgabe gilt die Frist aus der Bekanntmachung. Die Übermittlung über die Vergabeplattform regelt § 57 VgV. EEE, Codes und Anhänge werden dort miterfasst. Vergabesoftware wie cosinex dokumentiert diese Verweise in der Verfahrensakte.

Rügt ein Bieter, dass ein Nachweis nicht anerkannt wurde, entscheidet die Vergabekammer. Zuständig sind die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt oder die Länderkammern, etwa die Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln. Die Kammern prüfen auch, ob ein Auftraggeber einen Nachweis zu Unrecht verlangt hat.

Häufige Fragen

Ersetzt der AVPQ-Eintrag jeden Einzelnachweis?

Nein. Ersetzt sind nur die Nachweise, die im Verzeichnis geprüft und abgefragt wurden.

Wer prüft beim Zertifikatscode nach?

Die Vorprüfung liegt beim PQ-Verein. Der Bieter nennt je Angebot nur die Nummer oder legt das Zertifikat als Kopie vor.

Warum ist ein Zugangscode nötig?

Die Einzelnachweise liegen im geschützten Bereich des Verzeichnisses. Sehen darf sie nur der Auftraggeber, dem der Betrieb den Code mitteilt.

Reicht die Präqualifizierung für jedes Verfahren?

Nein. Jede Vergabeunterlage entscheidet, ob sie den Code anerkennt und welche Positionen sie zusätzlich verlangt.

Was passiert, wenn ein Nachweis fehlt?

Dann fordert der Auftraggeber ihn nach, wenn die Vergabeunterlage das vorsieht. Bleibt er aus, droht der Ausschluss.