Eignungsnachweise zusammenstellen: Einzelnachweis, Präqualifizierung oder Listung

Das Wichtigste auf einen Blick

Drei Wege stehen zur WahlEinzelnachweis je Verfahren, Präqualifizierung nach PQ-VOB, Listung bei einer Vergabestelle.
Die Präqualifizierung bündelt alle Nachweise und wird in der Praxis für zwölf Monate ausgestellt.
Einzelnachweise kosten je Verfahren rund 125 Euro und mehrere Arbeitsstunden, Listungen sind meist kostenfrei.
Wer mehr als drei Ausschreibungen pro Jahr bearbeitet, fährt mit Präqualifizierung und Listung günstiger.
Die Fristen für Teilnahmeanträge und Angebote regelt § 56 VgV, die Nachweise müssen vorher vorliegen.

Drei Wege im Vergleich

Was die Vergabestelle prüft

Einzelnachweis: Nachweise je Verfahren neu, etwa Register, Bescheinigungen, Referenzen
Präqualifizierung PQ-VOB: geprüftes Nachweisbündel einer Präqualifizierungsstelle
Listung: Eintrag im Bewerber- oder Lieferantenpool, teils mit Nachweisablage

Gültigkeit

Einzelnachweis: 3 Monate bei Registern und Bescheinigungen, 36 Monate bei Umsatzangaben
Präqualifizierung PQ-VOB: 12 Monate bis zur Aktualisierung
Listung: 12 Monate, danach erneute Bestätigung

Beispielkosten

Einzelnachweis: 125 Euro je Verfahren plus Arbeitszeit
Präqualifizierung PQ-VOB: 400 bis 900 Euro Erstprüfung, 150 bis 400 Euro Aktualisierung
Listung: meist kostenfrei

Die Tabelle zeigt die Entscheidungslage: Einzelnachweise passen zu seltenen Bewerbungen, Präqualifizierung und Listung zu regelmäßigen.

Drei Wege der Nachweisführung

Einzelnachweis

Prüfung: je Verfahren neu
Gültigkeit: 3 bis 36 Monate
Kosten: 125 Euro je Verfahren
Geeignet für: seltene Bewerbungen

Präqualifizierung PQ-VOB

Prüfung: Nachweisbündel geprüft
Gültigkeit: 12 Monate
Kosten: 400 bis 900 Euro
Geeignet für: regelmäßige Bewerbungen

Listung

Prüfung: Eintrag im Pool
Gültigkeit: 12 Monate
Kosten: meist kostenfrei
Geeignet für: regelmäßige Bewerbungen

Einzelnachweise: Pflichtprogramm in jedem Verfahren

Der Einzelnachweis bleibt der Standardweg. Sie stellen die Unterlagen zusammen, die die Vergabestelle in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen verlangt, für jedes Verfahren neu. Typisch sind Handelsregisterauszug, Freistellungsbescheinigung des Finanzamts, Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft, Referenzen und Umsatzangaben der letzten drei Geschäftsjahre.

Aktualität ist der Knackpunkt. Registerauszüge und Bescheinigungen akzeptieren viele Vergabestellen nur, wenn sie nicht älter als drei Monate sind, Umsatzangaben beziehen sich auf 36 Monate. Beispielrechnung für ein Verfahren: fünf beglaubigte Auszüge zu je 25 Euro ergeben 125 Euro, dazu sechs Arbeitsstunden.

Für eine einzelne Ausschreibung reicht dieser Weg. Ab vier Bewerbungen pro Jahr wird die Nachbeschaffung teuer und fehleranfällig.

Präqualifizierung nach PQ-VOB: einmal prüfen, zwölf Monate nutzen

Präqualifizierungsstellen prüfen Ihr Nachweisbündel einmal und führen das Ergebnis in der PQ-VOB-Datenbank. Auftraggeber rufen den Eintrag dort ab, Sie reichen die Unterlagen nicht erneut ein. Die Rechtsgrundlage für das Präqualifizierungsverfahren steht in der Vergabeverordnung des Bundes.

Die Erstprüfung kostet je nach Umfang der Nachweise 400 bis 900 Euro, die jährliche Aktualisierung 150 bis 400 Euro. Üblich sind zwölf Monate Laufzeit, danach melden Sie Änderungen und lassen aktualisieren.

Für Bau und Handwerk ist PQ-VOB der Regelweg, weil öffentliche Auftraggeber den Datenbankeintrag als Nachweis akzeptieren. Ändert sich Ihre wirtschaftliche Lage, verlieren die Angaben sofort ihre Gültigkeit.

Listung bei Vergabestellen: kostenfreier Eintrag mit Ablaufdatum

Viele Kommunen, Länder und Bundesbehörden führen Bewerber- oder Lieferantenpools. Der Eintrag ist kostenfrei, in der Praxis zwölf Monate gültig und danach zu bestätigen. Sie hinterlegen dort Ansprechpartner, Leistungsbereiche und Nachweise.

Für die Recherche nach passenden Verfahren nutzen Sie den Datenservice Öffentlicher Einkauf des Bundesverwaltungsamts. Bekanntmachungen bündelt das Deutsche Vergabeportal mit Suchprofilen und Fristenkalender.

Ein Suchprofil ist in 15 Minuten eingerichtet und ersetzt die tägliche Handsuche. Listen Sie nur Leistungsbereiche, die Sie wirklich bedienen. Legen Sie für jede Vergabestelle einen eigenen Eintrag an, die Pools sind nicht miteinander verbunden.

Kombination: welche Nachweise Sie doppelt vorhalten

Basisnachweise wie Handelsregisterauszug und Freistellungsbescheinigung halten Sie ständig in beglaubigter Kopie bereit. Pro Verfahren ergänzen Sie dann nur Referenzen und projektspezifische Erklärungen. Diese Mischung aus Präqualifizierung, Listung und Einzelnachweis ist bei mittelständischen Bietern der Normalfall. Prüfen Sie vor jeder Abgabe, ob die Datenbankeinträge noch aktuell sind.

Fristen und Reihenfolge: so planen Sie die Beschaffung

Die Fristen für Teilnahmeanträge und Angebote stehen in § 56 VgV. Bei kurzen Fristen bleiben nach der Aufforderung oft nur 15 Tage, um Unterlagen zu beschaffen. Arbeiten Sie deshalb mit einer stehenden Nachweismappe.

Fristen und Reihenfolge

Vergabeart prüfenSchwelle, Verfahrensart und geforderte Nachweise aus den Vergabeunterlagen übernehmen.
Bestandsliste anlegenjeden Nachweis mit Ausstellungsdatum und Ablaufdatum erfassen.
Nach drei Bewerbungen pro Jahr die Präqualifizierung beauftragen, bei Bauleistungen nach PQ-VOB.
Listungen bei den Vergabestellen Ihrer Hauptkunden eintragen und jährlich bestätigen.
Erinnerungen acht Wochen vor Ablauf der Nachweise setzen.

Häufige Fragen

Welche Nachweise fordern Vergabestellen am häufigsten?

Handelsregisterauszug, Freistellungsbescheinigung, Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft, Referenzen und Umsatzangaben der letzten drei Geschäftsjahre.

Wie lange ist eine Präqualifizierung nach PQ-VOB gültig?

Sie wird in der Praxis für zwölf Monate ausgestellt. Danach sind Änderungen zu melden und die Nachweise zu aktualisieren.

Was kostet die Präqualifizierung?

Die Erstprüfung liegt je nach Umfang bei 400 bis 900 Euro, die Aktualisierung bei 150 bis 400 Euro.

Wann lohnt sich ein Einzelnachweis statt der Präqualifizierung?

Bei einer einzelnen Ausschreibung ohne Folgeaufträge. Sobald Sie regelmäßig bieten, überwiegen die Kosten der Nachbeschaffung.

Ist die Listung bei einer Vergabestelle kostenpflichtig?

Nein, Bewerberpools der öffentlichen Hand sind für Bieter kostenfrei. Kosten entstehen erst bei kostenpflichtigen Vergabeportalen.