Leitfaden zum Vergleich von Leistungsbeschreibungen in Vergabeunterlagen

Das Wichtigste auf einen Blick

Konstruktive und funktionale Leistungsbeschreibung unterscheiden

Wer Leistungsbeschreibungen vergleichen will, muss zuerst die Beschreibungsart bestimmen. Sie entscheidet, welche Planungs- und Mengenrisiken beim Auftraggeber liegen und welche der Bieter trägt.

Bei der konstruktiven Leistungsbeschreibung legt der Auftraggeber fest, was ausgeführt wird und wie. Stoffe, Maße, Schichtenfolge und Verfahren stehen im Leistungsverzeichnis. Der Bieter kalkuliert vorgegebene Positionen und trägt im Wesentlichen das Preisrisiko.

Ein Beispiel: Zementestrich CT-C25-F4, Dicke 45 Millimeter, Fläche 1.200 Quadratmeter, Oberfläche geschliffen. Jeder Bieter kalkuliert dieselbe Bauweise und dieselbe Menge.

Die funktionale Leistungsbeschreibung beschreibt dagegen den Zweck. Der Auftraggeber nennt Nutzungsanforderungen, Schutzziele und technische Randbedingungen. Den Lösungsweg wählt der Bieter.

Typisch ist eine Formulierung wie: Bodenbelag für Büroflächen im Erdgeschoss, trittschalltechnische Anforderungen nach dem Stand der Technik, Reinigungsfreundlichkeit, Nutzungsdauer mindestens 15 Jahre.

Für den Vergleich hat das Folgen. Konstruktiv beschriebene Leistungen lassen sich Position für Position gegenüberstellen. Funktional beschriebene Leistungen erfordern eine eigene Mengenermittlung und eine Bewertung des vorgesehenen Systems.

Mischformen sind zulässig und in der Praxis häufig. Ein Teil der Leistung wird konstruktiv beschrieben, ein anderer Teil funktional. Für den Vergleich zerlegen Sie die Unterlagen dann abschnittsweise.

Struktur und Gliederung des Leistungsverzeichnisses wirken sich ebenfalls auf den Vergleich aus. Ordnungszahlen, Positionsnummern und Mengeneinheiten erlauben eine Zuordnung auf Ebene der Teilleistung. Fehlt diese Gliederung, steigt der Aufwand für die Gegenüberstellung erheblich.

Nach § 16 VgV muss die Leistungsbeschreibung eindeutig und erschöpfend sein. Alle Bewerber sollen sie im gleichen Sinne verstehen und ihre Preise sicher berechnen können. Diese Anforderung gilt unabhängig von der gewählten Beschreibungsart.

Prüfen Sie bei jeder Position, ob die Beschreibung diese Schwelle erreicht. Unklare Angaben zu Qualität, Menge oder Schnittstelle sind ein Risiko, das Sie vor der Abgabe klären müssen.

Regelwerke und ihre Anforderungen: VgV, UVgO und VOB/A

Welches Regelwerk greift, hängt von Auftraggeber, Leistungsart und Auftragswert ab. Die Abgrenzung bestimmt, welche Formvorschriften Sie beim Vergleich prüfen müssen.

Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt die Vergabeverordnung. Die Schwellenwerte werden von der Europäischen Kommission in regelmäßigen Abständen angepasst. Die jeweils gültigen Werte und die Verfahrensarten sind in der Vergabeverordnung (VgV) geregelt.

Unterhalb der Schwellenwerte gilt für Liefer- und Dienstleistungsaufträge die UVgO. Für Bauleistungen greift die VOB/A, Abschnitt 1. Die Länder können für ihre Vergabestellen eigene Unterschwellenregelungen erlassen, die von der UVgO abweichen.

Für Bauleistungen gilt § 7 VOB/A. Danach ist die Leistung eindeutig und so erschöpfend zu beschreiben, dass alle Bewerber sie im gleichen Sinne verstehen und ihre Preise ohne umfangreiche Vorarbeiten berechnen können. Der Abschnitt behandelt auch Fragen der Mengenangabe und der Zulassung von Alternativangeboten.

In der VOB/A sind die Vertragsbestandteile in einer festen Rangfolge geordnet. Bei Widersprüchen zwischen Leistungsverzeichnis, Plänen und Zusätzlichen Vertragsbedingungen entscheidet diese Reihenfolge. Prüfen Sie, ob die Vergabeunterlagen die Rangfolge ausdrücklich benennen.

Prüfen Sie außerdem, ob die Unterlagen vollständig bereitgestellt wurden. Fehlende Pläne, unvollständige Formblätter oder gesperrte Anlagen sind ein Ausschlussrisiko und gehören vor die Kalkulation.

Die Regelwerke unterscheiden sich vor allem bei Fristen, Bekanntmachung und Rechtsschutz. Die Pflicht zur eindeutigen Leistungsbeschreibung besteht in allen genannten Regelwerken.

Normen als Prüfraster: DIN 276 und DIN 18299

Normen ersetzen keine Rechtsgrundlage. Sie liefern aber das Prüfraster für Mengen, Kosten und Leistungsabgrenzung. Zwei Normen sind beim Vergleich besonders wichtig.

DIN 276 gliedert die Kosten im Bauwesen in Kostengruppen. Die Kostengruppen 100 bis 700 reichen vom Grundstück über Baukonstruktionen und technische Anlagen bis zu den Baunebenkosten. Diese Gliederung folgt der Planung und nicht den Positionen eines Leistungsverzeichnisses.

Für den Vergleich heißt das: Eine Position der Leistungsbeschreibung lässt sich nicht ohne Weiteres einer Kostengruppe zuordnen. Prüfen Sie bei jeder Position, ob sie vollständig, teilweise oder gar nicht in den Bezugsrahmen fällt.

DIN 18299 ist die Allgemeine Technische Vertragsbedingung für Bauarbeiten jeder Art. Sie ergänzt die weiteren ATV-Normen der VOB/C und regelt Geltungsbereich, Stoffe, Ausführung, Abrechnung und Mengenermittlung.

Zwei Regelungsbereiche sind für Bieter entscheidend. DIN 18299 zählt die Nebenleistungen auf, die mit dem Einheitspreis abgegolten sind. Davon abgegrenzt werden Besondere Leistungen, die gesondert zu vergüten sind.

Fehlt in den Vergabeunterlagen der Hinweis auf die VOB/C, gelten die ATV nicht automatisch. Dann richten sich Nebenleistungen und Abrechnung nach den Vertragsbedingungen des Auftraggebers. Diesen Punkt sollten Sie in jeder Risikoprüfung klären.

Mengen prüfen: Beispielrechnung mit Aufmaßkontrolle

Mengen sind eine häufige Fehlerquelle beim Vergleich von Leistungsbeschreibungen. Ein Mengenansatz im Leistungsverzeichnis bindet den Bieter nicht automatisch, wenn die tatsächliche Menge abweicht.

Prüfen Sie deshalb jede Mengenangabe gegen Pläne, Massenauszüge und technische Anlagen. Bei funktionaler Beschreibung gibt es keine Vorgabemenge, dann ermitteln Sie selbst.

Mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 365,75 Euro, der Bruttobetrag liegt bei 2.290,75 Euro. Die Rechnung ist ein Beispiel und keine Vorgabe für Ihre Kalkulation. Sie zeigt die Größenordnung, in der sich Mengenabweichungen bewegen.

Solche Abweichungen gehören in eine Bieterfrage vor Ablauf der Angebotsfrist. Die Antwort des Auftraggebers wird Bestandteil der Vergabeunterlagen und wirkt für alle Bieter gleich.

Prüfen Sie außerdem, ob die Mengen nach einem anerkannten Verfahren ermittelt wurden. Bei Bauleistungen verweist die VOB/C auf die jeweilige ATV und deren Abrechnungseinheiten. Weicht die Einheit im Leistungsverzeichnis davon ab, droht Streit beim Aufmaß.

Nebenleistungen, Fristen und Abgabewege kontrollieren

Nebenleistungen und Besondere Leistungen bestimmen den tatsächlichen Preis stärker, als die Positionstitel vermuten lassen. Beide Begriffe werden beim Vergleich oft übersehen.

Nebenleistungen sind nach den ATV mit dem Einheitspreis abgegolten. Dazu gehören typischerweise das Einrichten und Räumen der Baustelle, das Auf- und Abladen sowie kleinere Sicherungsmaßnahmen. Maßgeblich ist die Aufzählung in der jeweiligen ATV.

Besondere Leistungen sind gesondert zu vergüten und müssen als eigene Position im Leistungsverzeichnis erscheinen. Fehlt eine Position, obwohl die Leistung erforderlich ist, entsteht ein Nachtragsrisiko.

Fristen prüfen Sie am besten gegen die Vorgaben des § 56 VgV. Im offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist nach der Grundregel mindestens 35 Kalendertage. Eine Verkürzung ist nur unter den dort genannten Voraussetzungen möglich.

Neben der Angebotsfrist sind die Bindefrist, die Frist für Bieterfragen und die Fristen für Nachweise relevant. Diese Fristen stehen in der Bekanntmachung und in der Aufforderung zur Angebotsabgabe, nicht im Leistungsverzeichnis.

Angebotsrisiken früh erkennen und bewerten

Nach der formalen Prüfung folgt die Bewertung. Ordnen Sie jede Auffälligkeit einer Risikoklasse zu und hinterlegen Sie einen Betrag oder eine Bedingung.

Mengenrisiko: Die angegebene Menge weicht von der Planung ab. Bewerten Sie die Differenz mit dem Einheitspreis und prüfen Sie die Abrechnungsregel.

Schnittstellenrisiko: Zwei Gewerke oder zwei Positionen beschreiben dieselbe Leistung unterschiedlich. Klären Sie, welche Regelung vorgeht.

Fristenrisiko: Ausführungs- oder Bindefristen sind knapp. Prüfen Sie, ob die eigene Kapazität die Vorgaben trägt.

Vergütungsrisiko: Nebenleistungen sind nicht vollständig erfasst oder Besondere Leistungen fehlen im Verzeichnis. Rechnen Sie die Positionen nach.

Nachweisrisiko: Verlangte Referenzen, Eignungsnachweise oder Zertifikate lassen sich nicht fristgerecht vorlegen. Klären Sie die Anforderungen früh.

Der Abgabeweg ist Teil der Risikoprüfung. § 57 VgV regelt die Anforderungen an elektronische Angebote und elektronische Teilnahmeanträge. Dazu gehören die zulässigen Übermittlungswege, die Verschlüsselung bis zum Fristablauf und die Formatvorgaben.

Ein Testupload vor der Abgabe deckt Format- und Größenprobleme auf. Halten Sie die Bestätigung der Übermittlung fest.

Für die strukturierte Auswertung großer Vergabeunterlagen nutzen Vergabestellen und Bieter Vergabesoftware, etwa die Vergabelösungen von cosinex. Solche Systeme unterstützen den Positionsvergleich und die Fristenverwaltung, ersetzen aber die fachliche Prüfung nicht.

Checkliste für den Vergleich zweier Leistungsbeschreibungen

Arbeiten Sie die folgenden Punkte in dieser Reihenfolge ab, bevor Sie kalkulieren:

Dokumentieren Sie jede Abweichung mit Position, Fundstelle und Betrag. Diese Dokumentation trägt später die Kalkulation und die Argumentation im Nachtragsfall.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen konstruktiver und funktionaler Leistungsbeschreibung?

Die konstruktive Beschreibung gibt Bauweise, Stoffe und Maße vor. Die funktionale Beschreibung nennt nur Zweck und Anforderungen und überlässt den Lösungsweg dem Bieter.

Welche Norm regelt die Nebenleistungen bei Bauleistungen?

DIN 18299 als Allgemeine Technische Vertragsbedingung für Bauarbeiten jeder Art zählt die Nebenleistungen auf und grenzt die Besonderen Leistungen ab. Sie gilt, wenn die VOB/C vereinbart ist.

Wie lang ist die Angebotsfrist im offenen Verfahren?

Nach § 56 VgV beträgt sie in der Grundregel mindestens 35 Kalendertage ab Absendung der Bekanntmachung. Verkürzungen sind nur unter den dort genannten Voraussetzungen zulässig.

Muss ich Mengenangaben des Auftraggebers ungeprüft übernehmen?

Nein. Mengenangaben binden nicht automatisch. Prüfen Sie sie gegen Pläne und Massenauszüge und stellen Sie Rückfragen, wenn die Abweichung den Preis erheblich beeinflusst.

Wann gilt die UVgO statt der VgV?

Die UVgO gilt für Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte. Oberhalb der Schwellenwerte ist die VgV anzuwenden.