4 Fehler beim Prüfen von Leistungsbeschreibungen im Vergabeverfahren

Das Wichtigste auf einen Blick

Vier Prüffehler vor Angebotsabgabe

Mengen im LV gegen Massen prüfen
Nebenleistungen nach VOB/C einpreisen
Nachtragsregeln in Vertragsbedingungen prüfen
Eignungsanforderungen der Bekanntmachung abgleichen

Mengen im Leistungsverzeichnis sind Rechenergebnisse, keine Vorgaben: Wer sie übernimmt, ohne die Massen zu prüfen, trägt das Risiko selbst.
Nebenleistungen nach VOB/C stecken in den Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen, nicht in der Einheitspreisposition.
Nachtragsregeln gehören zu den Vertragsbedingungen in den Vergabeunterlagen und damit in die Prüfung vor Angebotsabgabe.
Eignungsanforderungen gelten genau in der Form, in der sie veröffentlicht sind; ein fehlender Nachweis führt zum Ausschluss.
Jeder dieser vier Fehler lässt sich in Euro beziffern, bevor das Angebot abgeht.

Prüffehler entstehen vor der Prüfung

Leistungsbeschreibungen sind Ergebnis eines Prozesses aus Planung, Mengenermittlung und Textarbeit. Geprüft wird meist nur das Endprodukt. Deshalb lässt sich fast jeder Fehler auf eine Ursache zurückführen: Massen aus einer früheren Planungsphase, Positionstexte aus einem Referenzprojekt, ein Bieterfrage-Fenster, das zu spät genutzt wird.

§ 16 VgV verlangt eine eindeutige und erschöpfende Leistungsbeschreibung, die von allen Bietern im gleichen Sinne verstanden werden kann. Eindeutigkeit ist damit keine Stilfrage, sondern die Grundlage der Vergleichbarkeit von Angeboten. Wer eine mehrdeutige Position findet, kalkuliert sonst auf eigenes Risiko.

Falsch übernommene Mengen

Der Fehler beginnt mechanisch: Die Mengen aus dem LV werden in die Kalkulation übernommen. Prüfbar sind sie nur gegen die Plangrundlage, etwa gegen Schnitte, Schalpläne oder die Massenermittlung. Fundstelle ist die Massenermittlung, nicht das LV.

Ein Beispiel: Im LV stehen 1.200 m² Schalung, aus den Schalplänen ergeben sich 1.260 m². Bei 24 Euro je m² fehlen 1.440 Euro in der Kalkulation. Wird die Position später nach Aufmaß abgerechnet, entsteht ein Nachtrag, den der Auftraggeber prüft und häufig kürzt.

Übersehene Nebenleistungen nach VOB/C

Die VOB/C trennt in jeder DIN-Norm zwischen Leistung, Nebenleistung und Besonderen Leistungen. Nebenleistungen wie Baustelleneinrichtung, Wasserhaltung oder Säuberung sind im Einheitspreis enthalten, auch wenn sie nicht in der Position stehen. Fundstelle ist Abschnitt 4 der Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen, die Besonderen Leistungen stehen in Abschnitt 5.

Geprüft wird also nicht die Position, sondern die ZTV und die dort genannten Nebenleistungen. Fehlt deren Kostenanteil, sinkt die Marge still. Eine Beispielrechnung: Betragen die Nebenleistungen nach VOB/C drei Prozent einer Auftragssumme von 400.000 Euro, sind das 12.000 Euro, die in der Kalkulation auftauchen müssen, ohne dass eine eigene Position sie ausweist.

Fehlende oder unklare Nachtragsregeln

Nachtragsregeln sind Vertragsbedingungen. Sie gehören damit in die Prüfung der Vergabeunterlagen, nicht in die Verhandlung nach Zuschlag. Zu prüfen sind Mengenänderungsklauseln, Preisanpassung und die Frage, ob geänderte oder zusätzliche Leistungen nach § 2 VOB/B vergütet werden. Fundstelle ist § 2 VOB/B.

Ein Beispiel: Steigt die Menge um 150 m³ bei 22 Euro je m³, geht es um 3.300 Euro. Fehlt eine Regelung zur Mengenänderung, wächst der Aufwand für die Durchsetzung, und der Betrag wird zum Verhandlungsgegenstand statt zur Abrechnung.

Nicht geprüfte Eignungsanforderungen

Eignungsanforderungen stehen in der Bekanntmachung. § 14 VgV regelt, welche Angaben sie enthalten muss, etwa Referenzen, Umsatz oder Präqualifikation. Geprüft werden muss, ob das eigene Unternehmen diese Nachweise in der verlangten Form und Frist beibringen kann.

Der Fehler hat die härteste Folge. Fehlt ein geforderter Nachweis, wird das Angebot ausgeschlossen; die Chance auf den Auftrag ist dann vollständig verloren, unabhängig vom Preis. Beispielrechnung: Bei einem Auftrag von 350.000 Euro und einer erwarteten Deckungsspanne von sechs Prozent liegen 21.000 Euro im Risiko, allein wegen eines Formulars.

Prüfschritte für den Kalkulationstag

Mengen gegen die aktuelle Plangrundlage abgleichen und Abweichungen schriftlich festhalten.
Nebenleistungen aus den ZTV und der VOB/C je Position zuordnen.
Nachtrags- und Mengenänderungsregeln aus den Vertragsbedingungen exzerpieren.
Eignungsnachweise der Bekanntmachung mit der eigenen Nachweisakte abgleichen.
Rückfragen vor Ablauf der Angebotsfrist stellen, die § 56 VgV bestimmt.

Software kann den ersten Schritt beschleunigen. Anbieter von Vergabesoftware wie cosinex beschreiben, welche Funktionen Plattformen für Leistungsverzeichnisse und Bieterfragen bereitstellen; die inhaltliche Prüfung bleibt bei der Kalkulation.

Häufige Fragen

Wer haftet für falsche Mengen im Leistungsverzeichnis?

Ohne Mengenänderungsklausel trägt der Bieter das Mengenrisiko, wenn er zu einem Einheitspreis anbietet und die tatsächliche Menge abweicht. Die VOB/B enthält in § 2 Regelungen für Mengenänderungen und für geänderte Leistungen.

Ab wann gilt eine Nebenleistung als mit eingepreist?

Ab dem Moment, in dem die VOB/C sie als Nebenleistung führt und die Vergabeunterlagen keine gesonderte Vergütung vorsehen. Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen und Besondere Vertragsbedingungen sind deshalb vor der Kalkulation zu lesen.

Muss ich jeden Eignungsnachweis kommentieren?

Nein. Vorzulegen ist nur, was die Bekanntmachung verlangt. Prüfen Sie trotzdem die Form, denn manche Auftraggeber verlangen Referenzblätter, Eigenerklärungen oder eine gültige Präqualifikation.

Bis wann kann ich Mengen im LV beanstanden?

Rückfragen und Beanstandungen sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist möglich. Viele Auftraggeber setzen zusätzlich eine eigene Frist für Bieterfragen, die einige Tage vor der Angebotsfrist endet.