Leistungsbeschreibung prüfen: Mengen, Normen und Eignungsanforderungen

Das Wichtigste auf einen Blick

Vier Prüfblöcke der Kalkulation

Mengen nachrechnen und Abweichungen als Bieterfrage stellen
Normverweise auf Ausgabejahr und Fassung prüfen
Nebenleistungen im Kalkulationsblatt erfassen
Eignungsnachweise der letzten drei Geschäftsjahre bereithalten
Vergabeunterlagen fünf bis zehn Jahre aufbewahren

Mengenangaben vergleichen: Einheiten, Massen, Eventualpositionen

Prüfen Sie zuerst Einheit und Bezugsgröße: Stück, Quadratmeter, laufender Meter, Kubikmeter oder Pauschale. Eine Pauschale lässt sich nicht nachrechnen, ein Einheitspreis schon. Stellen Sie danach Ihre eigene Massenermittlung gegen die Mengen der Vergabeunterlagen.

Achten Sie auf Eventualpositionen, Bedarfspositionen, Stundenlohnarbeiten und Preisgleitklauseln. Bei Bauleistungen regelt § 2 Abs. 3 VOB/B die Folgen einer Mengenänderung ab zehn Prozent. Abweichungen gehören schriftlich in eine Bieterfrage vor der Angebotsabgabe.

Rechenbeispiel: 60 m² Mengendifferenz

Die Unterlagen nennen 1.250 m² Asphaltfläche, Ihr Aufmaß ergibt 1.310 m². Die Differenz von 60 m² entspricht 4,8 Prozent und bei 18,50 EUR je Quadratmeter genau 1.110 EUR netto. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 1.320,90 EUR brutto. Diese Beispielrechnung zeigt, warum die Mengenprüfung vor der Kalkulationsfreigabe steht.

Normverweise prüfen: Ausgabejahr, Fassung, Gleichwertigkeit

Jeder Normverweis braucht Ausgabejahr und Fassung. Ein Verweis in der jeweils geltenden Fassung verlangt die aktuellste Ausgabe, ein fest datierter Verweis nur diese Fassung. Typisch sind DIN EN ISO 9001 für Qualitätsmanagement, DIN EN ISO 14001 für Umweltmanagement, DIN EN ISO 45001 für Arbeitsschutz sowie ATV DIN 18299 und ATV DIN 18300 für Erdarbeiten.

Wollen Sie von einer Norm abweichen, belegen Sie die Gleichwertigkeit mit Prüfbericht, Zertifikat oder Herstellererklärung. Die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung nach § 16 VgV verlangen eine eindeutige und erschöpfende Beschreibung. Bleibt ein Verweis offen, halten Sie Ihre Auslegung in der Bieterfrage fest.

Nebenleistungen und Schnittstellen erfassen

Nebenleistungen sind mit dem Angebotspreis abgegolten, wenn die Unterlagen keine gesonderte Vergütung vorsehen. Prüfen Sie Ihr Kalkulationsblatt auf diese Positionen:

Nebenleistungen und Schnittstellen

Verkehrssicherung, Absperrung und Reinigung während der Bauzeit
Dokumentation, Revisionsunterlagen und Bestandspläne
Ersatzteile, Verschleißteile und Sonderwerkzeug
Einweisung, Schulung und Probebetrieb
Entsorgung, Rückbau und Verpackung

Fehlt eine Position im Kalkulationsblatt, wird der Auftrag teurer als geplant. Häufigste Fundstelle ist der Vorspann der Leistungsbeschreibung.

Eignungsanforderungen prüfen: Nachweise, Schwellen, Fristen

Die Eignungsprüfung kennt drei Bereiche: Befähigung zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Die Eignungsprüfung und ihre Nachweise nach § 42 VgV lassen sich zunächst mit der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung erklären, die Belege reichen Sie vor Zuschlag nach.

Konkrete Nachweise, die Vergabeunterlagen häufig verlangen:

Eignungsanforderungen prüfen

Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre, oft mindestens 500.000 EUR netto aus vergleichbaren Leistungen
Drei Referenzprojekte der letzten drei Jahre mit Auftragssumme, Auftraggeber und Ausführungszeitraum
Zertifikat DIN EN ISO 9001, bei Umwelt- oder Arbeitsschutzbezug zusätzlich DIN EN ISO 14001 oder DIN EN ISO 45001
Berufshaftpflichtversicherung, bei Planungsleistungen häufig 1,5 Mio. EUR Deckungssumme
Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG und Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft

Fristen: Umsatzangaben beziehen sich meist auf die letzten drei Geschäftsjahre, einzelne Vergabestellen fordern fünf. Bescheinigungen dürfen häufig nicht älter als sechs Monate sein. Planen Sie die Beschaffungszeit im Angebotszeitplan ein.

Prüftabelle für den Angebotsordner

Prüfpunkt	Typischer Fehler	Folge für den Bieter
Mengeneinheit	Pauschale statt Einheitspreis	Nachkalkulation kaum möglich
Normverweis	Fassung ohne Ausgabejahr	Mehrkosten bei neuer Ausgabe
Nebenleistung	im Vorspann übersehen	ungedeckte Zusatzkosten
Eignungsnachweis	Nachweis älter als drei Jahre	Nachforderung oder Ausschlussrisiko
Aufbewahrung	Unterlagen nach Abgabe gelöscht	Nachfragen im Nachprüfungsverfahren

Regelwerk zuordnen: VOB/A, UVgO und VgV

Regelwerk zuordnen

VOB/ABauleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte, oberhalb ergänzt durch die VgV.
UVgOLiefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte.
VgVVerfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte.
VOB/B und VOB/CVertragsbedingungen und technische Regeln für Bauleistungen.

Die EU-Schwellenwerte lagen zuletzt bei 221.000 EUR für Liefer- und Dienstleistungen und 5.538.000 EUR für Bauaufträge. Für die Fristen für Angebote und Teilnahmeanträge nach § 56 VgV planen Sie rückwärts vom Abgabetermin. Die Form der elektronischen Angebotsabgabe nach § 57 VgV testen Sie vorab. Erkannte Vergabeverstöße rügen Sie unverzüglich, oberhalb der Schwellenwerte nach § 160 GWB.

Häufige Fragen

Wie viele Jahre müssen die Eignungsnachweise abdecken?

Meist drei Geschäftsjahre für Umsatz und Referenzen, in Einzelfällen fünf. Jahresabschlüsse brauchen Vorlauf, klären Sie das früh.

Muss ich Zweifel an Mengen rügen?

Oberhalb der EU-Schwellenwerte unverzüglich nach § 160 GWB. Unterhalb der Schwellenwerte greift das Nachprüfungsrecht der Länder, eine dokumentierte Bieterfrage bleibt der erste Schritt.

Wie lange sind Angebots- und Vergabeunterlagen aufzubewahren?

In der Praxis fünf bis zehn Jahre, abhängig von Haushaltsrecht und Förderbedingungen. Vollständige Unterlagen helfen bei Nachfragen im Nachprüfungsverfahren.

Was tun, wenn ein Normverweis unklar bleibt?

Bieterfrage stellen und Fassung sowie Ausgabejahr benennen lassen. Für eine Abweichung belegen Sie die Gleichwertigkeit mit Prüfbericht oder Herstellererklärung.