Funktionale Leistungsbeschreibung: Pauschale gegen Aufwand

Das Wichtigste auf einen Blick

Bei funktionaler Beschreibung deckelt der Pauschalpreis den Erlös, der Aufwand in Stunden entscheidet über die Marge.
Im Beispiel sinkt der effektive Stundensatz von 128,57 auf 105,88 Euro, ein Minus von 17,6 Prozent, wenn statt 1.400 Stunden 1.700 anfallen.
Annahmen und Aufwandswerte gehören ins Angebot, ein Risikozuschlag oder Nachtragsvorbehalt ist zu begründen.
Die VgV erlaubt, Lebenszykluskosten bei der Wertung zu berücksichtigen. Niedrige Betriebskosten können dann helfen.
Im offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist mindestens 35 Tage.

Warum bei funktionaler Beschreibung der Aufwand zählt

Bei funktionaler Beschreibung trägt in der Regel der Bieter das Planungs- und Mengenrisiko. Der Auftraggeber beschreibt, was die Leistung leisten soll. Der Bieter legt Lösung und Ausführung fest und bietet einen Pauschalpreis an. Dieser Pauschalpreis deckelt den Erlös, Mehraufwand trägt der Bieter selbst.

Die VgV verlangt, dass Funktionsanforderungen so genau wie möglich gefasst sind, damit sie ein klares Bild vom Auftragsgegenstand vermitteln und hinreichend vergleichbare Angebote erwarten lassen. Für Bieter heißt das: Wo Kennwerte fehlen, fragen Sie nach, bevor Sie kalkulieren. Wann eine Beschreibung unklar für Bieter bleibt, zeigt der Beitrag dazu.

In der IT lautet eine funktionale Anforderung etwa: Das System muss 5.000 gleichzeitige Nutzer bei unter 200 Millisekunden verarbeiten. Der Bieter entscheidet über Architektur und Betriebsmodell und legt seine Annahmen offen. Nachzuweisen ist die Funktion, etwa über Messreihen und Abnahmeprotokolle. Fehlen klare Abnahmekriterien, trägt am Ende der Bieter die Beweislast für eine nicht definierte Funktion.

Wie sich beide Beschreibungsarten, Normen und Mengen im Überblick vergleichen lassen, zeigt der Leitfaden zum Vergleich von Leistungsbeschreibungen.

Drei Prüfpunkte: was sich gegenüber der konstruktiven Beschreibung verschiebt

Beim Wechsel von der konstruktiven zur funktionalen Beschreibung verschieben sich drei Prüfpunkte zulasten des Bieters. Steuerbarkeit, Nachweispflicht und Preisrisiko bestimmen, wie viel Spielraum und wie viel Last im Angebot stecken.

Konstruktiv vs. Funktional

Konstruktiv

Vorgabe: Positionen und Mengen
Kalkulation: Einheitspreise je Position
Mengenrisiko: Auftraggeber
Nachweis: Ausführung je Position
Preisrisiko: Nachtrag bei Mengenänderung

Funktional

Vorgabe: Funktion und Kennwerte
Kalkulation: Mischkalkulation, Pauschale
Mengenrisiko: Bieter
Nachweis: Erfüllung der Funktion
Preisrisiko: Pauschale deckelt den Erlös

Steuerbarkeit: Konstruktiv steuert der Auftraggeber über Positionen, funktional über Ziele und Abnahmebedingungen.

Nachweispflicht: Konstruktiv weist der Bieter jede Position nach, funktional die Funktion.

Preisrisiko: Konstruktiv liegt das Mengenrisiko beim Auftraggeber, funktional trägt der Bieter das Planungs- und Mengenrisiko. Genau dieses Risiko macht die Aufwandsschätzung im nächsten Abschnitt zur Kernaufgabe, an einem Rechenbeispiel gezeigt.

Beispielrechnung: Pauschale gegen Aufwand in Stunden

Ein IT-Dienstleister kalkuliert 1.400 Stunden für ein funktional beschriebenes Portal und bietet 180.000 Euro netto pauschal an. Das sind 128,57 Euro je Stunde. Braucht das Projekt 1.700 Stunden, sinkt der effektive Stundensatz auf 105,88 Euro, ein Minus von 17,6 Prozent.

Stundensatz bei Mehraufwand

128,57Kalkuliert
105,88Bei 1.700 Stunden

Szenario	Stunden	Pauschale netto	Effektiver Stundensatz
Kalkulation im Angebot	1.400	180.000 Euro	128,57 Euro
Tatsächlicher Aufwand	1.700	180.000 Euro	105,88 Euro

Bei konstruktiver Beschreibung wäre der Mehraufwand vergütet worden. Bei funktionaler Beschreibung bleibt er beim Bieter, sofern das Angebot keinen Vorbehalt enthält. Wie Sie Preise nachvollziehbar kalkulieren, zeigt der Beitrag zu Preisangaben in Ausschreibungen.

In fünf Schritten die Pauschale prüfen

Die Rechnung aus dem Beispiel lässt sich für jedes Angebot wiederholen. Vorab prüfen Sie, ob die Vergabeunterlagen Positionen oder Funktionen vorgeben. Danach gehen Sie so vor:

Preisbestimmende Mengen, Kennwerte und Aufwandswerte herausziehen.
Den Aufwand in Stunden schätzen und die Annahmen im Angebot offenlegen.
Die Pauschale durch die Stunden teilen und die Rechnung mit höherem Aufwand wiederholen.
Abnahmenachweise und Messverfahren der Vergabeunterlagen auflisten.
Risikozuschlag oder Nachtragsvorbehalt im Angebot begründen.

Jeder Schritt ist ein möglicher Prüfpunkt für Fehler. Welche Fehler beim Prüfen am häufigsten auftreten, führt der Beitrag zu den Fehlern beim Prüfen von Leistungsbeschreibungen auf.

Lebenszykluskosten: Betriebskosten in der Wertung

Zuschlagskriterium bleibt der Preis, doch die VgV erlaubt die Bewertung von Lebenszykluskosten. Nach § 59 Absatz 1 VgV kann der Auftraggeber vorgeben, dass das Kriterium Kosten auf der Grundlage der Lebenszykluskosten der Leistung berechnet wird.

Funktional beschriebene Leistungen mit niedrigen Betriebskosten können dadurch günstiger abschneiden. Für Ihr Angebot heißt das: Betriebskosten gehören in die Kalkulation, wenn die Unterlagen diese Wertung vorsehen. Prüfen Sie deshalb schon bei der Aufwandsschätzung, welche Betriebsannahmen Sie belegen können.

Fristen: Zeit für die Aufwandsschätzung

Wie viel Zeit für die Kalkulation bleibt, regeln die Fristen nach § 56 VgV. Im offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist mindestens 35 Tage. Die Fristen gelten für beide Beschreibungsarten.

Im nicht offenen Verfahren und im Verhandlungsverfahren gilt eine Teilnahmefrist von mindestens 30 Tagen und danach eine Angebotsfrist von mindestens 30 Tagen. In dringenden Fällen sind Verkürzungen zulässig, aber nicht unter 15 Tage. Bei funktionaler Beschreibung entfällt ein Teil der Positionskalkulation, dafür kostet die Lösungsfindung Zeit. Ein Fristenplan aus den Vorlagen für Fristenpläne und Nachweislisten macht diese Zeit planbar.

Häufige Fragen

Wer trägt bei funktionaler Beschreibung das Mengen- und Planungsrisiko?

In der Regel der Bieter. Er legt die Ausführung fest und haftet für die Funktion. Annahmen und Aufwandswerte gehören ins Angebot.

Wie berechne ich den effektiven Stundensatz?

Teilen Sie die Pauschale durch die tatsächlichen Stunden. Im Beispiel ergeben 180.000 Euro bei 1.400 Stunden 128,57 Euro und bei 1.700 Stunden 105,88 Euro.

Wie wirkt sich die Beschreibungsart auf die Fristen aus?

Die Fristen der VgV gelten für beide Arten. Wer eine Funktion erfüllen soll, braucht Zeit für Konzept und Nachweise.

Können Lebenszykluskosten die Wertung beeinflussen?

Ja, wenn der Auftraggeber sie als Grundlage des Kriteriums Kosten vorgibt. Niedrige Betriebskosten können funktional beschriebene Leistungen dann günstiger machen.