Was ist bei der Abgabe eines Angebots über die e-Vergabe zu beachten?

Das Wichtigste auf einen Blick

Eignungsnachweise richten sich nach Anlage 1 VgV, Bekanntmachungen nach dem eForms-Standard der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780.
Registrierung und aktive Teilnahme sind Voraussetzung, der Download der Unterlagen allein genügt nicht.
Signaturstufe, Dateiformat und Größenlimit stehen in den Vergabeunterlagen, nicht in der Plattformoberfläche.
Fristen enden mit Datum und Uhrzeit, maßgeblich ist der Zeitstempel des Plattformservers.
Technische und inhaltliche Rückfragen laufen über getrennte Kanäle.

Registrierung und aktive Teilnahme

Wer auf einer Vergabeplattform nur die Vergabeunterlagen herunterlädt, ist noch nicht Bieter. Der Download eröffnet die Ansicht, nicht die Teilnahme. Für die Abgabe müssen Sie sich registrieren und das Verfahren im eigenen Konto aktivieren. Bleibt die Aktivierung aus, fehlt der Kanal für Änderungsmitteilungen und für Antworten auf Bieterfragen.

Prüfen Sie zuerst den Status im Konto, danach den Inhalt der Unterlagen. Maßstab ist die Statusanzeige der Plattform, nicht Ihre eigene Notiz.

Die Portale arbeiten mit unterschiedlichen Oberflächen und Bezeichnungen. Verbreitet sind die Deutsche Vergabeplattform (DTVP), Vergabe24, subreport ELViS und Plattformen, die auf Software von cosinex basieren. Die Vergabeplattform des Bundes läuft unter evergabe-online.de.

Bekanntmachungen lassen sich zusätzlich über den Datenservice Öffentlicher Einkauf beim Bundesverwaltungsamt abrufen.

Ablauf im Plattformkonto

Die Abfolge ist auf allen Portalen ähnlich, die Menübezeichnungen unterscheiden sich. Typisch sind diese Schritte:

Anmelden und das Verfahren in der Liste der laufenden Vergaben öffnen.
Den Bereich für die Angebotsabgabe wählen, oft Angebot abgeben oder Angebot einreichen genannt.
Erklärungen und Leistungsverzeichnis getrennt in die vorgesehenen Felder hochladen.
Die Signatur anbringen und die Übertragung starten.
Nach dem Absenden die Empfangsbestätigung prüfen und als Nachweis speichern.

Ein zwischengespeicherter Entwurf ist kein abgegebenes Angebot. Kontrollieren Sie nach dem Senden den Status. Viele Systeme verschlüsseln die Dateien und geben sie erst nach Fristablauf für die Vergabestelle frei.

Vor dem endgültigen Senden zeigt die Plattform eine Übersicht der hochgeladenen Dateien. Gleichen Sie diese Übersicht mit Ihrer Prüfliste ab, wenn Sie die Angebotsunterlagen erstellen.

Fristen nach § 56 VgV: Datum, Uhrzeit, Puffer

§ 56 VgV regelt die Fristen für Angebote und Teilnahmeanträge. Welche Frist im Einzelfall gilt, steht in der Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen. Maßgeblich sind Datum und Uhrzeit, nicht der Kalendertag als Ganzes.

Der Zeitstempel des Plattformservers entscheidet, nicht der Moment des Absendens in Ihrem Programm. Planen Sie den Upload mit Puffer.

Rechenbeispiel: Upload vor Fristende

Endet die Frist am 14. Mai um 10:00 Uhr und umfasst Ihr Paket 40 MB, entspricht das 320 Megabit. Bei 1 Megabit pro Sekunde dauert die Übertragung rund 5 Minuten 20 Sekunden. Der Upload sollte daher bis 9:45 Uhr abgeschlossen sein.

Signatur, Dateiformat und Größenlimit

Ob eine fortgeschrittene oder eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt wird, legt die Vergabestelle in den Vergabeunterlagen fest. Prüfen Sie vor dem Upload, ob das Zertifikat gültig ist und auf den Namen des Unterzeichners lautet. Ein abgelaufenes Zertifikat fällt sonst erst beim Hochladen auf.

Zertifikate für die qualifizierte Signatur stellt etwa die D-Trust GmbH aus der Bundesdruckerei-Gruppe mit dem Dienst sign-me bereit. Zulässig sind Vertrauensdiensteanbieter, die in der Vertrauensliste der Bundesnetzagentur stehen.

Beim Dateiformat gilt die Vorgabe des Einzelfalls. Üblich sind PDF für Erklärungen und Formblätter, XML für strukturierte Leistungsverzeichnisse und ZIP für Anlagenpakete. Für XML-Austauschformate der Verwaltung existiert der XÖV-Standard, koordiniert von der Koordinierungsstelle für IT-Standards. XÖV ersetzt keine Abgabevorgabe der Vergabestelle.

Größenlimits nennen die Unterlagen je Datei und je Nachricht. Beispiel: Setzt die Vergabestelle 10 MB je Einzeldatei und 50 MB je Nachricht fest, muss ein 40 MB großes Paket auf mehrere Dateien verteilt werden.

Prüfpunkt / Worauf Sie achten

Registrierung: Konto aktiv, E-Mail-Adresse bestätigt
Teilnahme: Verfahren im Konto aktiviert
Signatur: verlangte Stufe, gültiges Zertifikat
Dateiformat: Vorgabe aus den Unterlagen, passende Dateiendung
Größenlimit: Summe aller Anlagen unter dem Limit

Nachweise, eForms und Abgleich vor dem Absenden

Anlage 1 zur VgV listet die vorgesehenen Eignungsnachweise und Erklärungen auf. Prüfen Sie diese Liste gegen Ihre Angebotsunterlagen, bevor Sie hochladen. Fehlende Erklärungen lassen sich nach Fristablauf nicht nachreichen.

Bekanntmachungen folgen der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780, die den eForms-Standard einführt. Für Bieter ändert das den Aufbau der Bekanntmachung, nicht den Weg der Abgabe.

Stimmen Sie die Angebotsunterlagen zum Schluss mit der Bekanntmachung ab. Losnummer, Bezeichnung und Frist müssen übereinstimmen. Weicht die Losnummer ab, klären Sie das vor der Abgabe.

Häufige Fragen

Muss ich mich registrieren, um die Vergabeunterlagen zu lesen?

Nein. Der Download dient der Ansicht. Für Teilnahme und Abgabe müssen Sie registriert sein und das Verfahren aktivieren.

Wo steht, welche Signatur verlangt wird?

In den Vergabeunterlagen. Prüfen Sie Stufe und Gültigkeit des Zertifikats vor dem Upload.

Wann endet die Abgabefrist?

Zu dem in der Bekanntmachung genannten Datum mit Uhrzeit. Die Fristen regelt § 56 VgV.

Was passiert bei Überschreitung des Größenlimits?

Der Upload bricht ab, oder die Datei wird nicht angenommen. Teilen Sie große Anlagen auf oder komprimieren Sie sie, ohne die Lesbarkeit zu verlieren.

Was ändert eForms für Bieter?

Bekanntmachungen folgen dem eForms-Standard. Die Abgabe läuft weiter über die Vergabeplattform.