Vergabeprogramme nutzen: Funktionen, Kosten und Anbieter von e-Vergabe-Software

Das Wichtigste auf einen Blick

Was e-Vergabe-Software im Bieteralltag leisten muss

Die Recherche durchsucht Bekanntmachungen nach Stichworten, CPV-Codes, Auftraggebern, Regionen und Vergabearten. Suchprofile lassen sich speichern und lösen Benachrichtigungen per E-Mail aus. Leistungsfähige Systeme melden auch Änderungen an Verfahren, die bereits beobachtet werden. Für Unternehmen mit mehreren Geschäftsfeldern ist die Filtertiefe wichtiger als die Zahl der Treffer.

Der Bezug der Vergabeunterlagen erfolgt aus der Bekanntmachung heraus. Das System lädt die Dateien, protokolliert den Abruf und führt die Fristen in einem Kalender. Dort stehen die Frist für Bieterfragen und die Angebotsfrist. Das Abrufprotokoll hilft, wenn ein Auftraggeber den Bezug der Unterlagen bestreitet.

Die Abgabe läuft verschlüsselt. Der Bieter lädt seine Dateien hoch, das System verschlüsselt sie mit einem Zertifikat des Auftraggebers. Verlangt die Vergabestelle eine qualifizierte elektronische Signatur, braucht der Bieter ein passendes Zertifikat. Ohne gültiges Zertifikat kommt kein wirksames Angebot zustande.

Die Kommunikation läuft über einen Nachrichtenkanal der Plattform. Rückfragen, Aufklärungen und Nachforderungen bleiben dort dokumentiert. Dieser Verlauf ist prüfbar und hilft bei einer Rüge oder einem Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer.

Fünf Funktionsfelder entscheiden über den Nutzen im Alltag:

Wer viele Verfahren parallel bearbeitet, braucht zusätzlich eine Wiedervorlage und eine Zuordnung von Verfahren zu Bearbeitern. Fehlt beides, gehen Fristen unter und Angebote werden ungültig.

Bei der Eignungsprüfung hilft die Einheitliche Europäische Eigenerklärung. Sie ist in die eForms-Struktur eingebettet und wird als Datensatz zwischen Bieter und Auftraggeber ausgetauscht. Ein System, das die Eigenerklärung nur als PDF kennt, verliert Zeit bei der Nachweisführung.

Fünf Pflichtfunktionen für das Lastenheft

Vor der Marktsichtung gehören fünf Funktionen auf jede Anforderungsliste:

Bekannte Systeme am Markt sind subreport ELViS, der Vergabemanager von Healy Hudson, das DTVP und evergabe.de. Ob sie eForms- und XÖV-Daten einlesen, hängt von der gebuchten Modulversion ab. Prüfen Sie Testzugang, Formate und Referenzen aus Ihrer Branche.

Rechtlicher Rahmen: VgV, UVgO und die Pflicht zur elektronischen Vergabe

Seit dem 18. Oktober 2018 müssen öffentliche Auftraggeber bei EU-weiten Vergaben elektronische Mittel zulassen. Die Plattform ist damit kein Zusatzkanal, sondern der reguläre Weg. Papierangebote sind bei EU-weiten Verfahren in der Regel ausgeschlossen.

Im Oberschwellenbereich gilt die Vergabeverordnung, im Unterschwellenbereich des Bundes die Unterschwellenvergabeordnung. Bauleistungen folgen der VOB/A, Sektorenauftraggeber der Sektorenverordnung. Länder regeln die Unterschwellenvergabe über eigene Erlasse und Vergabegesetze, weshalb je nach Bundesland unterschiedliche Portale genutzt werden.

Für Bieter bedeutet das: Ein Vergabeprogramm muss mehrere Portale bedienen können. Ein einziges Konto reicht selten. Wer in mehreren Ländern und beim Bund anbietet, arbeitet mit mehreren Plattformzugängen und muss Fristen zentral zusammenführen.

Bei Fristen lohnt ein zweiter Blick. Nach Eingang der Mitteilung über die Nichtberücksichtigung läuft eine kurze Frist für die Rüge. Wer sie versäumt, verliert den Anspruch auf Nachprüfung. Ein Fristenkalender im Vergabeprogramm ist deshalb kein Komfort, sondern Risikosteuerung.

Anbieter und Plattformen im deutschen Markt

Fünf Angebote prägen die Bieterperspektive in Deutschland. Sie unterscheiden sich in Ausrichtung, Zielgruppe und Preislogik.

cosinex entwickelt Software für öffentliche Auftraggeber und betreibt Vergabemarktplätze. Für Bieter sind diese Marktplätze der Zugang: Dort werden Bekanntmachungen veröffentlicht, Unterlagen bereitgestellt und Angebote entgegengenommen. cosinex beschreibt auf der eigenen Website die Funktionen seiner Vergabelösungen für Auftraggeber und Bieter.

Healy Hudson ist Anbieter des Deutschen Vergabeportals (DTVP). Das Portal bündelt Bekanntmachungen aus Bund, Ländern und Kommunen und arbeitet mit Suchprofilen. Wie die Auftragsrecherche mit Suchprofilen und Benachrichtigungen abläuft, dokumentiert das Deutsche Vergabeportal in seinem Nutzerbereich.

subreport ELViS ist ein elektronisches Vergabe-Informationssystem. Es richtet sich an Bieter, die Bekanntmachungen im Abonnement beobachten und nach Fachgebieten filtern. Solche Dienste liefern Hinweise, ersetzen aber nicht die Abgabe auf der Plattform des Auftraggebers.

Die e-Vergabe des Bundes läuft über evergabe-online.de und wird vom Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern betrieben. Für Bieter ist die Teilnahme kostenfrei. Erforderlich ist ein Nutzerkonto, über das Angebote verschlüsselt und fristgerecht eingehen.

Bei der Auswahl zählt, welche Portale tatsächlich bedient werden. Wer überwiegend für Bundesbehörden anbietet, kommt mit der Plattform des Bundes und einem Recherchedienst aus. Wer Kommunen in mehreren Ländern bedient, braucht mehrere Zugänge und eine gemeinsame Fristenübersicht.

Für das Erstgespräch zählen Testzugang, Hosting und Preis, hier für cosinex, DTVP, Healy Hudson, subreport ELViS und Vergabe24.

Verlangen Sie ein Rechenzentrum in Deutschland, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und schriftliche Löschfristen für Vergabeunterlagen.

Fünf Punkte für das Erstgespräch:

Kosten: Beispielrechnung pro Nutzer und Jahr

Preislisten veröffentlichen die meisten Anbieter nicht. Kalkulieren lassen sich die Kosten über Positionen, die in fast jeder Einführung auftauchen: Nutzerlizenzen, Grundgebühr je Organisation, Einrichtung, Schulung und Signaturkarten. Hinzu kommen mögliche Gebühren je abgegebenem Angebot.

Die folgende Beispielrechnung arbeitet mit angenommenen Werten. Sie ist keine Preisliste eines Anbieters und ersetzt kein konkretes Angebot. Alle Beträge sind Nettobeträge ohne Umsatzsteuer.

Der Rechenweg: 4.500 Euro Lizenzen plus 3.600 Euro Grundgebühr plus 600 Euro Signaturkarten plus 2.500 Euro Einrichtung plus 1.200 Euro Schulung ergeben 12.400 Euro im ersten Jahr. In den Jahren zwei und drei fallen jeweils 8.700 Euro an. Die Summe über drei Jahre beträgt 29.800 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 35.462 Euro brutto.

Bezogen auf 15 Nutzerjahre sind das 1.986,67 Euro netto pro Nutzer und Jahr. Wer nur die laufenden Kosten betrachtet, kommt auf 8.700 Euro jährlich, also 1.740 Euro netto pro Nutzer und Jahr. Einrichtungs- und Schulungskosten verzerren den ersten Vergleich, gehören aber in die Gesamtrechnung.

Bei den Betriebsmodellen gibt es zwei Varianten. Mietmodelle aus der Cloud rechnen jährlich pro Nutzer ab und enthalten Updates. Dauerlizenzen auf eigener Infrastruktur verursachen einmalig höhere Kosten und laufende Betriebsaufwände für Server, Sicherheitsupdates und Administration.

Zwei Steuerungspunkte senken die Kosten. Erstens: Lizenzen nur für Personen, die Angebote tatsächlich erstellen und abgeben. Zweitens: Einrichtung und Schulung pauschal verhandeln statt nach Aufwand. Bei mehrjähriger Laufzeit sind Nachlässe auf die Grundgebühr üblich.

Für zehn Verfahren und zwei Arbeitsplätze ergibt eine eigene Modellrechnung 3.500 bis 3.900 Euro netto pro Jahr. Angesetzt sind 900 Euro für den Recherchezugang, 0 bis 400 Euro für den Bieterzugang, 1.200 Euro für die Einrichtung von GAEB DA XML über drei Jahre und 1.400 Euro für Schulung und Support.

Bei zwanzig Verfahren und fünf Arbeitsplätzen steigt der Wert auf 6.000 bis 9.000 Euro netto pro Jahr. Wer vier Verfahren begleitet, bleibt bei TED und dem DTVP und nutzt die Verfahrensräume der Vergabestellen kostenfrei.

Vier Preisfaktoren und drei Kostenblöcke

Der Preis hängt an vier Punkten: Zahl der Nutzer, Zahl der Vergabeportale, gewünschte Übergaben zu anderen Programmen und Umfang der Einführung. Ein einzelner Arbeitsplatz ist günstig. Ein Team mit zehn Nutzern kostet deutlich mehr.

Drei Kostenblöcke lassen sich getrennt rechnen. Die Lizenz liegt als Beispielwert bei 30 bis 120 Euro pro Nutzer und Monat netto. Die Einführung kostet einmalig 2.000 bis 15.000 Euro netto. Für Schulungen sind 60 bis 90 Euro pro Stunde anzusetzen, geplant sind 4 bis 16 Stunden pro Nutzer.

Zu den versteckten Kosten gehören Staffelpreise, Mindestlaufzeiten von 12 oder 24 Monaten und die Umsatzsteuer auf Lizenzen. Prüfen Sie jedes Jahr, wie viele Zugänge wirklich aktiv sind.

Als Beispielwerte gelten 6 bis 12 Stunden pro Angebot ohne Software und 3 bis 8 Stunden mit Software. Die Ersparnis kommt aus Vorlagen, Fristenerinnerungen und Textbausteinen. Alle Werte sind Beispielwerte, keine Preisliste eines Anbieters.

Schnittstellen: eForms, XÖV und amtliche Vergabedaten

Bekanntmachungen oberhalb der EU-Schwellenwerte werden seit dem 25. Oktober 2023 als eForms übermittelt. Grundlage ist die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 über die eForms-Formulare. Für Bieter entstehen dadurch strukturierte Datensätze: Felder wie CPV-Code, Vergabeart und Frist lassen sich exakt filtern.

Ein System, das eForms nur als PDF weiterreicht, verschenkt diesen Vorteil. Prüfenswert ist, ob die Software die strukturierten Felder indexiert, in Suchprofile übernimmt und Änderungen erkennt. Auch die Darstellung mehrerer Sprachfassungen gehört dazu, weil Bekanntmachungen in mehreren Sprachen erscheinen können.

XÖV ist der Standardisierungsrahmen für XML-Schnittstellen in der öffentlichen Verwaltung. Für Bieter ist vor allem XRechnung relevant, das Format für elektronische Rechnungen. Nach dem Zuschlag muss die Rechnung häufig als XRechnung mit Leitweg-ID des Auftraggebers eingehen. Das Vergabeprogramm sollte Referenznummern aus dem Verfahren übernehmen, damit die Rechnung zugeordnet werden kann.

Amtliche Vergabedaten bündelt der Datenservice Öffentlicher Einkauf des Bundesverwaltungsamts. Dort stehen Bekanntmachungen und weitere Daten für Auswertungen bereit. Der Dienst ist auch für Meldungen zur Vergabestatistik die zentrale Anlaufstelle. Für Bieter ist er eine Kontrollquelle, um zu prüfen, welche Verfahren veröffentlicht wurden.

Auch die technische Anbindung gehört in die Prüfliste. Üblich sind CSV-Export, XML-Austausch und REST-Schnittstellen. Entscheidend ist, ob importierte Daten in die eigene Angebotskalkulation oder in ein CRM zurückfließen.

Vier Formate müssen die Schnittstellen abdecken: eForms, GAEB DA XML, Excel oder CSV und PDF. Für Bauleistungen ist GAEB DA XML die Schnittstelle, über die Leistungspositionen mit Ordnungszahlen und Mengen in die Kalkulation gehen und Angebotsdaten zurückkommen.

In Liefer- und Dienstleistungsvergaben übernehmen Excel, CSV und PDF diese Rolle. Prüfen Sie den Rückweg, weil ein Import ohne Rückkanal doppelte Erfassung erzeugt.

Die Recherche in TED und im DTVP kostet nichts. TED veröffentlicht die EU-Bekanntmachungen im eForms-Format. Nationale Bekanntmachungen stellt der Datenservice Öffentlicher Einkauf des Bundesverwaltungsamts maschinenlesbar bereit.

Einführung in fünf Schritten

Häufige Fragen

Was kostet ein Vergabeprogramm pro Nutzer und Jahr?

Öffentliche Preislisten sind selten. In der Beispielrechnung oben liegen die Gesamtkosten über drei Jahre bei rund 1.987 Euro netto pro Nutzer und Jahr. Als Kalkulationsbandbreite lassen sich 500 bis 2.000 Euro netto pro Nutzer und Jahr ansetzen, abhängig von Modul, Nutzerzahl und Laufzeit. Hinzu kommen Einrichtung, Schulung und Signaturkarten.

Kann ein Unternehmen die e-Vergabe des Bundes kostenlos nutzen?

Für Bieter ist die Teilnahme an evergabe-online.de kostenfrei. Kosten entstehen nur für eigene Zusatzleistungen wie Signaturkarten, Schulung und die eigene Vergabesoftware. Ein Nutzerkonto ist Voraussetzung für die Abgabe.

Was ändert eForms für Bieter?

Bekanntmachungen kommen als strukturierte Datensätze. Filter nach CPV-Code, Vergabeart und Frist werden genauer. Plattformen, die diese Felder auswerten, liefern präzisere Suchtreffer und erkennen Änderungen schneller. Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung ist ebenfalls eingebunden.

Welche Rolle spielt XÖV bei der Angebotsabgabe?

XÖV betrifft vor allem die Rechnung nach dem Zuschlag. XRechnung ist ein XÖV-Standard. Das Vergabeprogramm sollte Leitweg-ID und Referenznummern aus dem Verfahren übernehmen, damit die Rechnung zugeordnet wird.

Braucht jedes Angebot eine qualifizierte elektronische Signatur?

Nein, das legt die Vergabestelle im Einzelfall fest. Verlangt sie eine qualifizierte elektronische Signatur, braucht der Bieter ein Zertifikat und eine Karte oder eine Fernsignatur. Diese Position ist als eigene Kostenstelle einzuplanen.