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Teil von Vergabeprogramme nutzen: Funktionen, Kosten und Anbieter von e-Vergabe-Software
Vergabesoftware für Bieter: Kostenposten, Beispielrechnung und was nach VgV nichts kostet
Vergabesoftware für Bieter: Unterlagen sind nach § 41 VgV unentgeltlich abrufbar. Lizenz, Einführung, Schulung und Signatur rechnen Sie mit Beispiel nach.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Der Abruf der Vergabeunterlagen kostet Bieter nichts, die Software für die Angebotsabgabe ist ein eigener Kostenblock.
- Drei Posten bestimmen die RechnungLizenz, Einführung und Schulung.
- Auf alle Posten kommen 19 Prozent Umsatzsteuer.
- Alle Beträge in diesem Beitrag sind Rechenbeispiele, keine Preisliste eines Anbieters.
Was Bieter für den Zugang nicht zahlen
Nach § 41 VgV müssen Vergabeunterlagen für Bieter frei zugänglich sein. Der öffentliche Auftraggeber nennt in der Bekanntmachung eine elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können.
Wer nur Unterlagen lesen will, braucht also keine bezahlte Software. Kosten entstehen erst, wenn ein Unternehmen Verfahren systematisch verfolgen, Angebote im Team vorbereiten und Fristen sauber steuern will. Dann zählt, ob die Funktionen den Preis rechtfertigen.
Wofür Bieter Software brauchen
Die Abgabe selbst läuft elektronisch. Nach § 53 VgV übermitteln Bieter ihre Angebote in Textform mit elektronischen Mitteln, die der Auftraggeber nach § 10 VgV bereitstellt.
Ein Beispiel ist der Vergabemarktplatz NRW: Unternehmen suchen dort Bekanntmachungen, laden Vergabeunterlagen herunter, kommunizieren mit der Vergabestelle und geben gegebenenfalls elektronische Angebote ab. Eine Pflicht, eigene Vergabesoftware zu kaufen, folgt daraus nicht.
Zusätzlich kann der Auftraggeber eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder ein Siegel verlangen, soweit es erforderlich ist. Dafür fallen Kosten für Signaturkarte oder Zertifikat an. Klären Sie vor dem Kauf, welche Signaturstufe Ihre typischen Auftraggeber erwarten.
Eigene Software lohnt sich dort, wo mehrere Personen an einem Angebot arbeiten. Typische Funktionen sind Suchprofile, Fristenerinnerungen, eine gemeinsame Dokumentenablage und Textbausteine. Wie die Aufgaben im Team verteilt werden, zeigt der Beitrag zur Rolle im Bieterteam.
Drei Kostenblöcke: Lizenz, Einführung, Schulung
Lizenz: Anbieter berechnen meist pro Nutzer und Monat, manchmal pro Portal oder Modul. Fragen Sie nach Staffelpreisen, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist. Zusatzmodule für Kalkulation oder Preisblätter kosten häufig extra, kaufen Sie nur, was Sie in den nächsten zwölf Monaten nutzen.
Einführung: Einrichtung, Datenübernahme, Vorlagen und Übergaben an Warenwirtschaft oder Dokumentenverwaltung sind einmalige Posten. Lassen Sie sich diese Leistungen im Angebot einzeln ausweisen, damit Sie Pakete vergleichen können.
Schulung: Rechnen Sie Stunden mal Personalkosten. Wer Preisblätter bearbeitet, braucht mehr Einarbeitung, siehe die Hinweise zu Preisangaben in Ausschreibungen. Ein Testzugang zeigt vorab, wie schnell Ihr Team zurechtkommt.
Einen Überblick über Funktionen und Anbieter gibt der Beitrag zu Vergabeprogrammen nutzen, die Systemlandschaft in Bund und Ländern die Übersicht e-Vergabe-Systeme.
Beispielrechnung für ein Jahr
Die Tabelle ist eine Modellrechnung mit frei gewählten Annahmen: fünf Nutzer, 60 Euro pro Nutzer und Monat, 4.000 Euro einmalige Einführung, je Nutzer 6 Schulungsstunden zu 70 Euro. Setzen Sie Ihre eigenen Angebotswerte ein.
| Position | Annahme | Kosten im ersten Jahr |
|---|---|---|
| Lizenz | 5 Nutzer, 60 Euro im Monat, 12 Monate | 3.600 Euro |
| Einführung | einmalig | 4.000 Euro |
| Schulung | 5 Nutzer, 6 Stunden, 70 Euro pro Stunde | 2.100 Euro |
| Summe netto | 9.700 Euro | |
| Umsatzsteuer | 19 Prozent | 1.843 Euro |
| Summe brutto | 11.543 Euro |
Der allgemeine Umsatzsteuersatz beträgt 19 Prozent der Bemessungsgrundlage.
So gehen Sie vor:
- Nutzerzahl und benötigte Module festlegen.
- Monatspreis mit 12 multiplizieren.
- Einführungskosten addieren.
- Schulungsstunden mit dem internen Stundensatz multiplizieren.
- Umsatzsteuer aufschlagen und zwei Angebote vergleichen.
Ab dem zweiten Jahr entfällt die Einführung. Dann bleiben Lizenz und der laufende Aufwand für Vorlagen, Nutzerverwaltung und Aktualisierungen.
Wann sich die Software rechnet
Stellen Sie die Jahreskosten der Zeit gegenüber, die ein Angebot im Team kostet. Wer nur zwei oder drei Verfahren im Jahr bearbeitet, kommt oft mit einer Dokumentenvorlage und einem Fristenkalender aus. Wer viele Verfahren parallel führt, spart durch Wiederverwendung.
Prüfen Sie zusätzlich, wie viele Zugänge wirklich aktiv sind, denn ungenutzte Lizenzen kosten weiter. Gute Vorlagen für Angebotsunterlagen und ein klarer Ablauf bei der Angebotsabgabe in der e-Vergabe bringen oft mehr als ein weiteres Modul.
Häufige Fragen
Muss ich Vergabesoftware kaufen, um mitzubieten?
Nein. Vergabeunterlagen sind unentgeltlich abrufbar, und der Auftraggeber stellt die elektronischen Mittel für die Abgabe bereit. Eigene Software ist ein Werkzeug für Recherche, Teamarbeit und Fristen.
Welche Kosten kommen zur Lizenz hinzu?
Einführung, Schulung, gegebenenfalls Signatur oder Siegel und laufender Pflegeaufwand. Lassen Sie jeden Posten im Angebot getrennt ausweisen.
Gilt die Beispielrechnung für jeden Anbieter?
Nein. Die Werte sind frei gewählte Annahmen. Ersetzen Sie sie durch die Zahlen aus zwei konkreten Angeboten.
Fällt Umsatzsteuer auf die Software an?
Der allgemeine Steuersatz liegt bei 19 Prozent. In der Beispielrechnung steht deshalb die Summe netto und brutto nebeneinander.
