Auftragsrecherche
Teil von Vergabeprogramme nutzen: Funktionen, Kosten und Anbieter von e-Vergabe-Software
Kosten und Aufwand von Vergabesoftware für Bieter sachlich einordnen
Vergabesoftware für Bieter: Lizenzkosten pro Nutzer und Monat, Einführung, Schulungsstunden und Bearbeitungszeit je Angebot mit Beispielrechnung in Euro.
Das Wichtigste auf einen Blick
Kosten und Aufwand auf einen Blick
- 30–120 €Lizenz pro Nutzer/Monat
- 2–15 Tsd. €Einführung einmalig
- 4–16 Std.Schulung pro Nutzer
- 20–40 %weniger Bearbeitungszeit
Was den Preis bestimmt
Wer Vergabeprogramme nutzen will, sollte vorher die Kosten kennen. Die Software unterstützt Bieter bei der Auftragsrecherche, bei den Angebotsunterlagen und bei den Fristen. Der Anbieter cosinex beschreibt die Leistungen seiner Vergabesoftware mit Suche, Dokumentenablage und Preisblatt.
Der Preis hängt an vier Punkten: Zahl der Nutzer, Zahl der Vergabeportale, gewünschte Übergaben zu anderen Programmen und Umfang der Einführung. Ein einzelner Arbeitsplatz ist günstig. Ein Team mit zehn Nutzern und einer Anbindung an die eigene Warenwirtschaft kostet deutlich mehr.
Achten Sie auf Staffelpreise und auf Mindestlaufzeiten. Viele Verträge laufen 12 oder 24 Monate. Kaufen Sie keine Module, die Sie nicht brauchen. Zusatzmodule für Preisblätter oder für die Kalkulation kosten extra.
Lassen Sie sich einen Testzugang geben und prüfen Sie die Kündigungsfrist. Halten Sie beides schriftlich fest.
Drei Kostenblöcke: Lizenz, Einführung, Schulung
Lizenz oder Abonnement: Rechnen Sie mit 30 bis 120 Euro pro Nutzer und Monat, netto. Bei zehn Nutzern sind das 300 bis 1.200 Euro im Monat. Der Preis gilt für eine normale Nutzung ohne Zusatzmodule.
Einführung: Einrichtung, Datenübernahme, Vorlagen und Übergaben kosten einmalig 2.000 bis 15.000 Euro, netto. Dieser Betrag fällt nur im ersten Jahr an.
Schulung: Planen Sie 4 bis 16 Stunden pro Nutzer ein. Rechnen Sie mit 60 bis 90 Euro pro Arbeitsstunde. Die Statistik zu Verdiensten und Arbeitskosten des Statistischen Bundesamtes hilft bei dieser Rechnung.
So kalkulieren Sie Schritt für Schritt:
Drei Kostenblöcke
- Nutzerzahl und Module festlegen.
- Monatspreis mit 12 multiplizieren.
- Einführungskosten addieren.
- Schulungsstunden mit dem Stundensatz multiplizieren.
- Summe mit 19 Prozent Umsatzsteuer hochrechnen.
Versteckte Kosten kennen
Hilfe vom Anbieter ist selten umsonst. Viele Anbieter verkaufen Pakete mit fester Stundenzahl pro Jahr. Rechnen Sie mit 500 bis 3.000 Euro pro Jahr, netto, wenn Sie schnelle Hilfe brauchen.
Eine Schulung im Haus kostet mehr als eine Schulung über das Internet. Reisezeit und Reisekosten kommen hinzu.
Übergaben zur Warenwirtschaft oder zur Dokumentenverwaltung sind eigene kleine Projekte. Planen Sie dafür 1.000 bis 5.000 Euro ein.
Prüfen Sie jedes Jahr, wie viele Zugänge wirklich aktiv sind. Jeder ungenutzte Zugang kostet weiter.
Modellrechnung für ein Jahr
Die folgende Tabelle ist eine Beispielrechnung. Sie zeigt Rechenwege und keine Preise eines Anbieters. Die Annahmen: fünf Nutzer, 60 Euro pro Nutzer und Monat, 4.000 Euro Einführung, fünf Nutzer mit je 6 Schulungsstunden zu 70 Euro. Alle Beträge sind netto.
| Position | Annahme | Kosten pro Jahr |
|---|---|---|
| Lizenz | 5 Nutzer, 60 Euro im Monat | 3.600 Euro |
| Einführung | einmalig, im ersten Jahr | 4.000 Euro |
| Schulung | 5 Nutzer, 6 Stunden, 70 Euro pro Stunde | 2.100 Euro |
| Summe netto | 9.700 Euro | |
| Umsatzsteuer | 19 Prozent | 1.843 Euro |
| Summe brutto | 11.543 Euro |
Am Ende kommen 19 Prozent Umsatzsteuer dazu. Die Bruttosumme liegt in diesem Beispiel bei 11.543 Euro. Prüfen Sie die Annahmen mit Ihren eigenen Zahlen und holen Sie zwei Angebote ein. Die Informationen der Mittelstand-Digital Zentren helfen kleinen und mittleren Unternehmen bei der Einführung digitaler Abläufe.
Zeit pro Angebot und laufender Aufwand
Ohne Software brauchen Bieter 6 bis 12 Stunden pro Angebot. Mit Software sind es 3 bis 8 Stunden. Die Ersparnis kommt aus Vorlagen, Fristenerinnerungen und Textbausteinen, die Sie wiederverwenden. Das Deutsche Vergabeportal beschreibt Funktionen für die Auftragsrecherche und für die Fristenverwaltung.
Rechnen Sie mit 20 bis 40 Prozent weniger Zeit. Wer 80 Prozent erwartet, rechnet zu optimistisch. Der laufende Aufwand bleibt: Vorlagen pflegen, Nutzer verwalten, Aktualisierungen einspielen. Planen Sie 2 bis 4 Stunden pro Monat.
Rechnen Sie den Stundensatz Ihrer Firma an. Dann sehen Sie schnell, ob sich die Software rechnet.
Häufige Fragen
Was kostet Vergabesoftware pro Nutzer und Monat?
Beispielwerte liegen bei 30 bis 120 Euro netto pro Nutzer und Monat. Bei vielen Nutzern sinkt der Preis pro Kopf. Fragen Sie nach Staffelpreisen.
Welche Einführungskosten sind üblich?
Einmalig 2.000 bis 15.000 Euro netto. Der Betrag hängt an Datenübernahme, Übergaben und Anpassungen. Holen Sie zwei Angebote ein.
Wie viele Schulungsstunden sollte ich einplanen?
4 bis 16 Stunden pro Nutzer. Wer mit Preisblättern arbeitet, braucht mehr Zeit. Rechnen Sie mit 60 bis 90 Euro pro Stunde.
Wie lange dauert ein Angebot mit Software?
3 bis 8 Stunden. Ohne Software sind es 6 bis 12 Stunden. Der Wert hängt von der Ausschreibung ab.
Fällt Umsatzsteuer auf die Lizenz an?
Ja, auf deutschen Rechnungen stehen 19 Prozent Umsatzsteuer. Unternehmen mit Vorsteuerabzug rechnen netto.
