Übersicht über e-Vergabe-Systeme in Bund, Ländern und Kommunen

Das Wichtigste auf einen Blick

Bekanntmachung zentral, Abwicklung dezentral

Der deutsche Vergabemarkt ist föderal organisiert. Wer Systeme einordnen will, trennt zwei Dinge: den Weg der Bekanntmachung und den Ort der Angebotsabgabe.

Die Bekanntmachung ist gebündelt. Verfahren von Bund, Ländern, Kommunen und Sektorenauftraggebern laufen über den Datenservice Öffentlicher Einkauf beim Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern. Seit dem 25. Oktober 2023 sind Bekanntmachungen oberhalb der Schwellenwerte als eForms einzureichen. Was dort abrufbar ist, beschreibt der Datenservice Öffentlicher Einkauf auf service.bund.de.

Die Abwicklung bleibt dezentral. Jede Vergabestelle führt ihre Akten in einer Plattform, die zu ihrer Ebene oder ihrem Beschaffungsverbund passt. Bieter finden Bekanntmachung und Angebotsabgabe deshalb oft in zwei verschiedenen Anwendungen.

Systeme nach Ebene

Die Liste ist beispielhaft und ändert sich, weil Länder modernisieren und Kommunen Betreiber wechseln. Für Bieter zählt die Angabe in der Bekanntmachung.

e-Vergabe des Bundes

Für Bundesbehörden ist der Bekanntmachungsweg einheitlich, die Abwicklung nicht. Ressorts und nachgeordnete Behörden arbeiten mit mehreren Plattformen. Ein einziges Abwicklungssystem für die gesamte Bundesverwaltung ist nicht etabliert.

Wer sich für eine Ausschreibung interessiert, prüft zuerst den Verweis im Bekanntmachungstext. Dort steht die Plattform, über die Angebote eingehen und Rückfragen laufen.

Länderportale: vergabe.nrw und das Vergabeportal Berlin

Nordrhein-Westfalen bündelt seine Verfahren auf vergabe.nrw. Die Plattform steht Landesbehörden und kommunalen Vergabestellen offen. Berlin führt mit dem Vergabeportal Berlin die Ausschreibungen der Landesverwaltung zusammen.

Andere Länder setzen auf eigene Portale, zentrale Beschaffungsstellen oder private Betreiber. Die Ebene ist damit ein Hinweis, kein sicherer Schlüssel.

Kommunale Plattformen und Beschaffungsverbünde

Die meisten Kommunen betreiben keine eigene Vergabesoftware. Sie nutzen ein Landesportal oder schließen sich einer Plattform an, die ein kommunaler Verband, ein Rechenzentrum oder ein privater Anbieter trägt.

Für kleinere Vergabestellen ist der Anschluss meist günstiger als ein eigener Betrieb. Bieter tragen ein Risiko: Wer nur ein Landesportal beobachtet, übersieht Ausschreibungen von Kommunen auf anderen Systemen.

Pflicht zur elektronischen Vergabe und Schwellenwerte

Die Vergabeverordnung regelt Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte. Seit dem 18. Oktober 2018 müssen Auftraggeber sie vollständig elektronisch abwickeln, von der Bekanntmachung bis zur Angebotsabgabe.

Der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen liegt bei 221.000 Euro, für Bauaufträge bei 5.538.000 Euro. Für oberste Bundesbehörden gilt ein niedrigerer Wert von 143.000 Euro. Die EU-Kommission passt diese Beträge alle zwei Jahre an. Unterhalb der Grenzen greifen die Unterschwellenvergabeordnung des Bundes und die Regelungen der Länder.

So finden Bieter das richtige System:

Fallzahlen aus der Vergabestatistik

Die Vergabestatistik des Statistischen Bundesamtes ist die amtliche Datenquelle. Auftraggeber melden Verfahren oberhalb der Schwellenwerte an das Bundesamt. Ausgewiesen werden Fallzahlen und Auftragsvolumen je Berichtsjahr.

Die Auswertungen trennen nach Auftragsart, Vergabeart, Auftraggeber und Wirtschaftszweig. Wer die Zeitreihe liest, erkennt, welche Vergabearten zu- oder abnehmen. Jahreswerte stehen in der Datenbank des Bundesamtes.

Gezählt werden nur Verfahren oberhalb der Schwellenwerte. Unterhalb dieser Grenze gibt es keine vergleichbare Bundesstatistik, deshalb liegt die Zahl aller Ausschreibungen höher als die ausgewiesene Fallzahl.

Häufige Fragen

Welche Plattform muss ein Bieter nutzen?

Immer die Plattform, die in der Bekanntmachung genannt ist. Sie kann sich von Verfahren zu Verfahren unterscheiden, auch innerhalb eines Bundeslandes.

Was unterscheidet den Bekanntmachungskanal von einer Vergabeplattform?

Der Datenservice Öffentlicher Einkauf veröffentlicht Bekanntmachungen. Die Vergabeplattform dient der Durchführung: Rückfragen, Nachrichten, Angebotsabgabe.

Seit wann ist die elektronische Vergabe Pflicht?

Seit dem 18. Oktober 2018, für Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte. Rechtsgrundlage ist die Vergabeverordnung.

Warum weicht die Vergabestatistik von der Zahl aller Ausschreibungen ab?

Weil nur Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte gemeldet werden. Vergaben unterhalb dieser Grenze erfasst die Statistik nicht.