Vergabesoftware für Bieter im Vergleich nach Schnittstellen und Preisen

Das Wichtigste auf einen Blick

Diese Formate müssen die Schnittstellen abdecken

Bekanntmachungen der EU erscheinen im eForms-Format über TED, das offizielle Portal für Vergabebekanntmachungen. Nationale Bekanntmachungen stellt der Datenservice Öffentlicher Einkauf des Bundesverwaltungsamts maschinenlesbar bereit.

Für Bauleistungen ist GAEB DA XML die Schnittstelle, über die Leistungspositionen mit Ordnungszahlen und Mengen in die Kalkulation gehen und Angebotsdaten zurückkommen. In Liefer- und Dienstleistungsvergaben übernehmen Excel, CSV und PDF diese Rolle. Prüfen Sie den Rückweg, weil ein Import ohne Rückkanal doppelte Erfassung erzeugt.

Die fünf Anbieter im Vergleich

Die Übersicht nennt Rolle, Formate, Testzugang, Hosting und Preisstruktur. Listenpreise veröffentlicht keiner der vier kommerziellen Anbieter. Wie cosinex seine Vergabelösungen beschreibt, entstehen die Verfahrensräume auf der Auftraggeberseite. Die Funktionen der Auftragsrecherche beschreibt das Deutsche Vergabeportal.

Zum Hosting nennt keiner der vier kommerziellen Anbieter auf der Website einen Standort. Diese Angabe gehört ins Erstgespräch, ebenso der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Löschfristen für Vergabeunterlagen.

Preismodelle: kostenlose Recherche, Abo, Einrichtung

Das erste Modell kostet nichts: TED und die Suche im DTVP sind für Bieter kostenfrei, die Registrierung vorausgesetzt. Das zweite ist das Jahresabo mit Staffel nach Arbeitsplätzen, wie es subreport ELViS und Vergabe24 anbieten. Das dritte Modell koppelt die Gebühr an einzelne Verfahren, üblich bei Plattformen, die im Auftrag einzelner Vergabestellen laufen.

Hinzu kommt die einmalige Einrichtung der Schnittstelle, bei GAEB DA XML inklusive Positionen, Ordnungszahlen und Preisen. Keiner der fünf Anbieter nennt auf seiner Website einen Listenpreis. Für das Budget hilft nur eine Anfrage mit festem Nutzungsumfang, fester Laufzeit und fester Verfahrensmenge.

Rechenbeispiel: zehn Verfahren, zwei Arbeitsplätze

Die folgende Rechnung ist ein Modell mit offengelegten Annahmen und keine Offerte eines Anbieters. Sie gilt für zehn Verfahren pro Jahr, zwei Arbeitsplätze und Bauvergaben mit GAEB DA XML. Alle Beträge sind Nettobeträge pro Jahr, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

Bei zwanzig Verfahren und fünf Arbeitsplätzen steigt das Modell auf 6.000 bis 9.000 Euro netto pro Jahr. Wer vier Verfahren begleitet, bleibt bei TED und dem DTVP und nutzt die Verfahrensräume der Vergabestellen kostenfrei.

Testzugang, Hosting und Preis: fünf Punkte für das Erstgespräch

Häufige Fragen

Was kostet Vergabesoftware für Bieter pro Jahr?

Für zehn Verfahren und zwei Arbeitsplätze liegt das Modell bei 3.500 bis 3.900 Euro netto pro Jahr, zuzüglich Umsatzsteuer. Verbindliche Preise gibt es nur im individuellen Angebot.

Welche Schnittstellen sind Pflicht?

Pflicht ist der Import der Bekanntmachung im eForms-Format und der Vergabeunterlagen. Bei Bauvergaben kommt GAEB DA XML hinzu, sonst Excel oder CSV. Fehlt der Rückweg der Angebotsdaten, wird doppelt erfasst.

Reicht das Deutsche Vergabeportal für die Recherche?

Für die Suche nach Bekanntmachungen reicht es oft, ergänzt um TED für EU-weite Verfahren. Fristenüberwachung, Ablage und Kalkulation bleiben außerhalb.

Woran erkennt man ein tragfähiges Hosting?

An einem Rechenzentrum in Deutschland, einem Auftragsverarbeitungsvertrag, verschlüsselter Übertragung und schriftlichen Löschfristen. Diese Punkte gehören vor Vertragsschluss in den Vertrag.