Auftragsrecherche
Teil von Auftragsrecherche für Lieferanten: Vergabeportale, Bekanntmachungen und Suchprofile
5 Schritte für eine belegbare Auftragsrecherche im Vergabemarkt
Auftragsrecherche in fünf Schritten: CPV-Codes, Suchprofile, Sichtung, Eignungsprüfung und Dokumentation mit Beispielwerten für den Zeitaufwand je Schritt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Fünf Schritte in fester ReihenfolgeCPV-Auswahl, Suchprofile, Sichtung, Eignungsprüfung, Dokumentation.
- Feste Zeitwerte je Schritt machen den Aufwand planbar45 Minuten für die CPV-Auswahl, 15 Minuten pro Sichtungstag.
- Ein Fundprotokoll hält Datum, Bearbeiter und Verwerfungsgrund fest.
- Suchprofile gehören in das EU-Bekanntmachungsportal und in die Plattformen von Bund, Ländern und Kommunen.
- Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt die VgV, darunter die Unterschwellenregeln.
Fünf Schritte im festen Ablauf
Ein Ablauf, der bei jedem Auftrag neu entworfen wird, kostet bei jedem Auftrag Zeit. Die folgenden Schritte laufen deshalb immer in derselben Reihenfolge. Der Ablauf passt auf eine Seite und lässt sich an eine Vertretung übergeben.
Fünf Schritte der Auftragsrecherche
- Leistungsfelder in CPV-Codes übersetzen
- Suchprofile in Portalen anlegen
- Neue Bekanntmachungen sichten
- Eignung gegen Nachweise prüfen
- Ergebnis archivieren
Wer mit Schritt 3 beginnt, sichtet Treffer, die nie zur eigenen Leistung passen. Schritt 1 und 2 zahlen sich zuerst aus.
Schritt 1 und 2: CPV-Auswahl und Suchprofile
Leistungen werden im Vergabemarkt über den Common Procurement Vocabulary klassifiziert. Grundlage ist die Verordnung (EG) Nr. 213/2008, die den Code hierarchisch gliedert.
Für die Praxis reichen drei bis sieben Codes je Leistungsbereich. Kürzen Sie auf fünf Stellen, sonst wird die Trefferliste unbrauchbar. Beispiele: 45000000 für Bauarbeiten, 72000000 für IT-Dienste, 90910000 für Reinigungsdienste.
Legen Sie je Profil fest, welche Begriffe zwingend vorkommen müssen. Ein Profil ohne Pflichtbegriff liefert Rauschen und kostet mehr Sichtzeit, als die Recherche spart.
Suchprofile gehören in das EU-Bekanntmachungsportal TED und zusätzlich in die Plattformen der Länder und Kommunen. Bund, Länder und Kommunen veröffentlichen unterschiedlich, ein einzelnes Portal deckt den Markt nicht ab.
Schritt 3 bis 5: Sichtung, Prüfung, Dokumentation
Die Sichtung läuft täglich zu einer festen Uhrzeit. Sortieren Sie Treffer nach Frist, Region, Losgröße und Auftragswert. Verwerfungsgründe erhalten feste Kürzel.
Die Eignungsprüfung folgt der Bekanntmachung, nicht dem Wunschdenken. Gefordert sind nur die Nachweise und Erklärungen, die dort ausdrücklich genannt werden.
Je Fund entsteht ein Satz Protokoll: Datum, Vergabestelle, Verfahrensart, Frist, Entscheidung, Grund. Ablage nach Jahr und Monat, damit die Suche bei einer Rückfrage Sekunden dauert und nicht Stunden.
Die EU-Schwellenwerte werden alle zwei Jahre angepasst. Für die Jahre 2024 und 2025 galten 221.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberster Bundesbehörden und 143.000 Euro für alle übrigen Auftraggeber. Für Bauaufträge lag der Wert bei 5.538.000 Euro, jeweils ohne Umsatzsteuer. Oberhalb dieser Grenzen greift die Vergabeverordnung (VgV), darunter die Unterschwellenregeln von Bund und Ländern.
Zeitwerte und Beispielrechnung
Die Zeitwerte sind Planungsgrößen und ersetzen keine Messung im eigenen Haus.
| Schritt | Tätigkeit | Zeitwert |
|---|---|---|
| 1 | CPV-Codes festlegen | 45 Minuten, einmalig |
| 2 | Suchprofil je Portal anlegen | 30 Minuten je Portal |
| 3 | Bekanntmachungen sichten | 15 Minuten je Arbeitstag |
| 4 | Eignung prüfen | 20 Minuten je Treffer |
| 5 | Fund dokumentieren | 10 Minuten je Treffer |
Beispielrechnung: Ein Betrieb pflegt zwei Portale. Für Schritt 1 fallen 45 Minuten an, für Schritt 2 zusammen 60 Minuten, also 105 Minuten Einrichtung. Die tägliche Sichtung kostet an fünf Tagen 75 Minuten je Woche. Werden fünf Treffer je Woche ernsthaft geprüft, kommen 100 Minuten für Schritt 4 und 50 Minuten für Schritt 5 hinzu. Das ergibt 225 Minuten je Woche, knapp vier Stunden, im Monat rund 15 Stunden.
Typische Schwachstellen sind zu breite CPV-Codes, Profile ohne Pflichtbegriff, Protokolle ohne Zeitstempel und Suchprofile, die nach einem Mitarbeiterwechsel niemand prüft. Setzen Sie einen Quartalstermin, an dem Codes und Profile nachgezogen werden.
Wie viele Verfahren überhaupt veröffentlicht werden, weist die Vergabestatistik des Statistischen Bundesamtes aus. Sie zeigt auch, welche Auftraggebergruppen wie stark ausschreiben.
Häufige Fragen
Wie viele CPV-Codes gehören in ein Suchprofil?
Drei bis sieben, jeweils auf fünf Stellen gekürzt. Eine einzelne achtstellige Nummer erfasst keine Untergliederungen und liefert zu wenige Treffer.
Reicht das EU-Portal TED für die Recherche?
Nein. Unterhalb der EU-Schwellenwerte veröffentlichen Bund, Länder und Kommunen auf eigenen Plattformen. Ohne diese Kanäle fehlen genau die Aufträge, für die kein EU-Verfahren nötig war.
Welche Angaben muss ein Fundprotokoll enthalten?
Datum der Sichtung, Vergabestelle, Verfahrensart, Frist, Entscheidung und Grund für die Verwerfung. Ein Protokoll ohne Zeitstempel ist bei einer Rückfrage wertlos.
Wie lange sollten Rechercheergebnisse aufbewahrt werden?
Solange das Verfahren läuft und danach so lange, wie eine Rüge oder Rückfrage möglich ist. Legen Sie die Frist in Ihrer Verfahrensanweisung fest.
Muss die Recherche auch Aufträge unterhalb der Schwellenwerte erfassen?
Ja, wenn Sie kleinere Lose gewinnen wollen. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten die Unterschwellenregeln des Bundes und der Länder mit eigenen Bekanntmachungsportalen.
