Auftragsrecherche
Teil von Auftragsrecherche für Lieferanten: Vergabeportale, Bekanntmachungen und Suchprofile
Suchprofil für Lieferanten pflegen: Fehltreffer und Lücken auswerten
Suchprofil für Lieferanten pflegen: Fehltreffer enger stellen, Lücken mit weiteren CPV-Codes schließen und die Auswertung im Monatsrhythmus festhalten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein Suchprofil ist erst nach der ersten Auswertung brauchbarFehltreffer und fehlende Treffer zeigen, was nachzustellen ist.
- Zu viele Fehltreffer lösen Sie mit engeren Filtern bei CPV-Code, Region und Vergabeart.
- Fehlende Treffer schließen Sie mit weiteren CPV-Codes aus gewonnenen und verlorenen Angeboten.
- Schärfen Sie monatlich nach, bei kurzen Fristen auch wöchentlich.
- Jeder Treffer wird auf Eignung geprüftReferenzen, Zertifikate und Kapazität.
Warum das Profil nach dem Anlegen noch nicht fertig ist
Ein neues Suchprofil liefert zunächst Treffer, die nicht passen, und lässt passende aus. Das ist normal. Die Masken der Portale unterscheiden sich, deshalb tragen Sie CPV-Codes, Region, Vergabeart und Losgröße in jedes Portal getrennt ein und prüfen jedes Profil einzeln.
Wer nur TED prüft, verliert die nationalen und kommunalen Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte. Zur Pflege gehört deshalb jede Vergabeebene. Welche Quelle was meldet, zeigt der Vergleich der Portale.
Das Trefferprotokoll: vier Befunde, vier Anpassungen
Halten Sie jeden Treffer mit einem Befund fest. So wird aus dem Bauchgefühl eine Entscheidung, und Sie sehen nach einigen Wochen, welcher Filter die Last trägt und welcher nur Rauschen erzeugt.
| Befund | Was dahintersteckt | Anpassung |
|---|---|---|
| Fehltreffer | Der Filter ist zu weit gefasst | CPV-Code, Region oder Vergabeart enger stellen |
| Fehlender Treffer | Ein passender Auftrag erscheint unter einem anderen Code | Weitere CPV-Codes ergänzen |
| Treffer ohne Eignung | Referenzen, Zertifikate oder Kapazität passen nicht | Notieren, ob der Filter dennoch richtig war |
| Treffer zu spät | Die Angebotsfrist ist fast abgelaufen | Benachrichtigung prüfen, Frist in den Kalender übernehmen |
Die Tabelle trennt Ursache und Maßnahme. Ein Fehltreffer verlangt einen engeren Filter, ein fehlender Treffer einen weiteren Code. Beides zugleich zu ändern, macht die Wirkung unlesbar.
Fehltreffer: enger stellen, ohne Treffer zu verlieren
Zu viele Fehltreffer sprechen für ein zu weites Profil. Stellen Sie es enger und ändern Sie dabei jeweils einen Filter: CPV-Code, Region oder Vergabeart, denn das sind die wirksamsten Filter. Wer drei Filter zugleich ändert, weiß danach nicht, welcher gewirkt hat.
Auch die Losgröße gehört ins Protokoll. Ein Los, das der Betrieb nicht allein liefern kann, ist kein Fehler des Filters, sondern ein Fall für einen Partner. Welche CPV-Codes ins Suchprofil gehören, klärt der Beitrag zum Aufbau des Profils.
Lücken: fehlende Treffer aufspüren
Einen fehlenden Treffer erkennen Sie daran, dass ein passender Auftrag anderswo erscheint, nur nicht in Ihrem Profil. Ergänzen Sie dann weitere CPV-Codes. Eine gute Quelle sind die Codes aus gewonnenen und verlorenen Angeboten, denn dort sehen Sie, unter welchen Codes Auftraggeber Ihre Leistung tatsächlich ausgeschrieben haben.
Prüfen Sie außerdem, ob jede Ebene abgedeckt ist. Das offizielle Ausschreibungsportal der EU lässt sich kostenlos per Suchalarm abonnieren. Unterhalb der Schwellenwerte brauchen Sie die nationalen und landesweiten Portale, in Nordrhein-Westfalen etwa vergabe.nrw.
Weil die drei Vergabeebenen auf verschiedene Systeme verteilt sind, verhindert ein Suchprofil je Ebene die Lücken. Wie ein erstes Profil für ein Bundesland entsteht, zeigt der Beitrag zur Auftragsrecherche in Sachsen.
Der Monatsrhythmus in fünf Schritten
Eine feste Reihenfolge hält die Pflege kurz. Schärfen Sie monatlich nach, bei kurzen Fristen auch wöchentlich, und gehen Sie jedes Mal dieselben Schritte durch.
- Alle Treffer des Zeitraums mit ihrem Befund im Protokoll festhalten.
- Fehltreffer zählen und den Filter enger stellen, der sie verursacht.
- Fehlende Treffer prüfen und weitere CPV-Codes ergänzen.
- Angebotsfristen offener Treffer in den Kalender übernehmen und E-Mail-Alarm oder RSS-Feed prüfen.
- Je Änderung eine Zeile Notiz ablegenwas geändert wurde und warum.
Die Notiz in Schritt fünf ist der Beleg. Sie zeigt im nächsten Monat, ob eine Änderung gewirkt hat, und verhindert, dass dieselbe Anpassung zweimal erfunden wird.
Eignung bei jedem Treffer prüfen
Die Eignung entscheidet über den Aufwand, nicht die Trefferzahl. Ein Treffer, den der Betrieb nicht bedienen kann, bleibt ein Fehltreffer, auch wenn er technisch zum Profil passt. Diese Punkte gehören in jede Vorprüfung:
- Eignungskriterien aus der BekanntmachungUmsatz, Referenzen, Personal, Zertifikate.
- Lose und MengenKann der Betrieb ein Los allein liefern oder braucht er Partner?
- Form und FristAngebote werden elektronisch über die Plattform abgegeben; das Format folgt der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 zu eForms.
- Vergabeartoffenes Verfahren, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren oder Direktauftrag.
- Erfüllungsort und WegLieferentfernung, Montagezeiten und Reisekosten beeinflussen die Kalkulation.
Häufige Fragen
Wie oft sollten Suchprofile nachgeschärft werden?
Monatlich, bei kurzen Fristen auch wöchentlich. Prüfen Sie Fehltreffer und ergänzen Sie CPV-Codes aus gewonnenen und verlorenen Angeboten.
Woran erkenne ich ein zu enges Profil?
Daran, dass ein passender Auftrag anderswo erscheint, aber nicht bei Ihnen. Dann fehlt ein CPV-Code, und Sie ergänzen ihn, statt die übrigen Filter zu lockern.
Muss ich für die Pflege eines Profils ein Abo abschließen?
Nein. Die Einsicht in Bekanntmachungen ist bei TED, im Bekanntmachungsservice und in vergabe.nrw ohne Abo möglich. Ein Suchprofil lässt sich damit ohne Gebühren aufbauen und pflegen.
Was gehört in die Notiz zu einer Änderung?
Der geänderte Filter, der Grund und das Datum. Mehr braucht es nicht, damit Sie die Wirkung beim nächsten Durchgang beurteilen können.
